Energieversorger Harpen Energie- und Kommunal-Technologie (EKT) GmbH Berlin optimiert Geschäftsprozesse durch neue IT-Schnittstelle

Doppelte manuelle Dateneingabe ist beim Versorgungsunternehmen Harpen EKT Vergangenheit

Dortmund, 16. April 2003 - Ab sofort verbindet eine Schnittstelle des Dortmunder SAP-Spezialisten UNIORG das für die Erfassung der Verbrauchswerte und die Berechnung der Heiz- und Nebenkosten zuständige Fernwärmeabrechnungssystem (FWA) mit dem für Buchhaltung, Controlling und Einkauf konzernweit installierten SAP-R/3-System.

"Zu den wichtigsten Anforderungen an die neue IT-Lösung gehörten zum einen, die zweifache manuelle Dateneingabe zu ersetzen und zum anderen das gesamte Potenzial des SAP-Controlling-Moduls auszuschöpfen", so Thomas Heckhoff, IT-Projektleiter seitens Harpen, zum Ziel des Projektes. Der bisherige Verwaltungsaufwand sollte so weit wie möglich minimiert und unnötige Fehlerquellen vermieden werden.

Da Harpen EKT neben der Lieferung von Fernwärme seinen Kunden auch die periodische Erfassung und Abrechnung von Heiz- und Nebenkosten bis zur Abwicklung der gesamten Liegenschaft anbietet, musste bis vor kurzem ein erheblicher Verwaltungsaufwand in Kauf genommen werden. Unterschiedliche Abrechnungsmodalitäten oder fehlende Verbrauchsmessgeräte erschwerten die Bearbeitung.

Harpen entschied sich für eine individuelle Schnittstellenlösung zwischen den beiden Systemen. Sie ermöglicht neben der Senkung der Fehlerquote auch eine schnellere Rechnungslegung -beispielsweise bei Mieterwechsel -, ein vereinfachtes Gutschriftverfahren und eine wettbewerbsfähige Preisgestaltung durch verbesserte Controlling-Funktionalitäten. "Für uns als Anwender war außerdem wichtig, dass die neue Lösung automatisch Buchhaltungsbelege im Abrechnungszeitraum erstellt und auch Kennzahlen für das Controlling übergibt und verarbeitet", sagt Heckhoff. Darüber hinaus sollten aufgrund des kontinuierlichen Unternehmenswachstums vorhandene Funktionen erweiterbar sein und neue Funktionen jederzeit implementiert werden können.

Als technische Grundlage dient ein in Dortmund installiertes SAP-R/3-System mit den Modulen CO, FI und MM. Eine Standleitung zwischen Dortmund und Berlin sichert den Datentransfer in beide Richtungen. Das Fernwärmeabrechnungssystem ist in Berlin installiert und seit 2002 über die RFC (Remote Function Call)-Schnittstelle mit dem SAP-System verbunden. Eine hohe Verfügbarkeit des FWA-Systems ist ebenso garantiert wie ein problemloser Parallelbetrieb von SAP und FWA.

Das Fernwärmeabrechnungssystem bildet die operative Grundlage für die periodengerechte Verbrauchsabrechnung von Heizung und Strom. Es erstellt die Schlussrechnung, ermittelt die Höhe künftiger Abschlagszahlungen und liefert wichtige Planungszahlen für eine zukunftsorientierte, umweltgerechte Energieerzeugung.

Im SAP erfolgt die komplette Buchhaltung mit allen Abschlags- und Schlussbuchungen. Daten, die im FWA-System erfasst sind und für die Weiterbearbeitung im SAP erforderlich sind, werden automatisch übertragen. Abschlagszahlen wiederum können aufgrund des bidirektionalen Datentransfers vom SAP ins FWA übernommen werden.

"In einem nächsten Schritt wird noch der Einkauf in das System integriert", kündigt Heckhoff an. "Durch die Abbildung im SAP nicht nur der Rohstoffkosten sondern auch der Rohstoffmengen, können wir im FWA zusätzlich die Wirkungsgrade der Heizzentralen und des Netzes kalkulieren. Das bedeutet für uns einen weiteren Schritt in Richtung Kundenorientierung".

Das Versorgungs-Unternehmen Harpen EKT hat als Tochter der Dortmunder Harpen AG seine Kernkompetenz in den Bereichen Nah- und Fernwärme, Kälte, Strom und Dampf. Die Harpen EKT betreibt ca. 300 Anlagen an 70 Standorten und versorgt über 1000 Kunden in Berlin und den neuen Bundesländern. Dazu gehören Kommunen, Wohnungsunternehmen und Bauträger wie auch karitative und gewerbliche Einrichtungen im Rahmen des Energie-Contracting. Bekannt wurde Harpen EKT durch die Wärmeversorgung von ca. 20000 Wohnungen aus Berlins erstem Biomasseheizwerk ab 2003.

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