Harpen EKT optimiert Geschäftsprozesse

Doppelte manuelle Dateneingabe ist beim Versorgungsunternehmen Harpen Energie- und Kommunal-Technologie (EKT) Vergangenheit. Eine praxisorientierte Schnittstelle des Dortmunder SAP-Spezialisten UNIORG verbindet das Fernwärmeabrechnungssystem (FWA) mit dem für Buchhaltung, Controlling und Einkauf konzernweit installierten SAP R/3.

Seit mehr als 10 Jahren versorgt die Harpen EKT GmbH, Berlin, ihre Kunden, im Rahmen des Energiecontractings mit thermischer und elektrischer Energie. Zu den Kunden gehören z.B. Kommunen, Wohnungsunternehmen, Bauträger sowie karitative und gewerbliche Einrichtungen. Dabei erfolgt die Erfassung der Verbrauchswerte und die anschließende Berechnung der Heiz- und Nebenkosten wie bei zahlreichen anderen Unternehmen der Branche mit einem individuellen Energie- bzw. Fernwärmeabrechnungssystem (FWA), in dem alle technischen und monetären Informationen erfasst sind. Schon seit einigen Jahren berechnet das System anhand der Energieerzeugungskosten den periodenbezogenen Verbrauch für die angeschlossenen Abnehmer und dient somit auch als operative Grundlage einer kundengerechten Abrechnung von Wärme und Strom. Das FWA erstellt die Schlussrechnung, ermittelt die Höhe künftiger Abschlagszahlungen und liefert damit wichtige Planungszahlen für eine zukunftsorientierte, umweltgerechte Energieerzeugung.

Andererseits wird seit der konzernweiten Einführung von SAP R/3 bei der Harpen AG die gesamte Buchhaltung, das Controlling und der Einkauf über die Walldorfer Software abgewickelt. Im SAP erfolgen die kompletten Buchhaltungsvorgänge mit allen Abschlags- und Schlussbuchungen; auch Gutschriften einschließlich aller notwendigen Belege werden im SAP verbucht. Damit wurde zum einen dem Trend nach einem unternehmensübergreifenden und fortschrittlichen Warenwirtschaftssystem Rechnung getragen. Zum anderen erwies sich jedoch als Nachteil, dass zum Beispiel alle im FWA erzeugten Verbrauchs- und Verbrauchsplanwerte sowie die notwendigen Kennzahlen für die Wärmevorverrechnung noch einmal manuell in das SAP-System eingegeben werden mussten und umgekehrt auch entsprechende Buchhaltungsinformationen per Hand in das FWA zu übernehmen waren.
Da Harpen EKT neben der Lieferung von Fernwärme seinen Kunden auch die periodische Erfassung und Abrechnung von Heiz- und Nebenkosten bis hin zur Abwicklung der gesamten Liegenschaft anbietet, musste dabei noch bis vor kurzem ein erheblicher Verwaltungsaufwand in Kauf genommen werden, erinnert sich Thomas Heckhoff, IT-Projektleiter seitens Harpen. Unterschiedliche Abrechnungsmodalitäten für die Verbrauchswerte, individuelle Preisvereinbarungen oder fehlende Verbrauchsmessgeräte in manchen Immobilien erschwerten die Bearbeitung.

Anforderungen an die Schnittstelle

In Anbetracht steigender Datenmengen benötigten wir sehr kurzfristig eine Schnittstelle zwischen den beiden Systemen, die die zweifache manuelle Dateneingabe ersetzt, die darüber hinaus die spezifischen Voraussetzungen des Fernwärmeabrechnungssystems berücksichtigt und das gesamte Potenzial des SAP-Controlling-Moduls ausschöpft, bringt Th. Heckhoff die Projektziele auf den Punkt. Der bisherige Verwaltungsaufwand sollte so weit wie möglich minimiert und unnötige Fehlerquellen durch Medienbrüche vermieden werden. Als weitere Vorgabe galt aufgrund des kontinuierlichen Unternehmenswachstums, dass vorhandene Funktionen erweiterbar sein müssen und neue Funktionen jederzeit implementierbar sein sollen.

Individuelle Schnittstelle

Harpen EKT entschied sich für die Realisierung einer individuellen Schnittstelle des Systemhauses UNIORG Unternehmensberatung GmbH, Dortmund. Uniorg ist unter anderem bekannt für seine universelle Schnittstellenlösung ETS (External Transaction Services), die den automatischen Echtzeit-Datentransfer zwischen einem SAP- und einem Fremdsystem ermöglicht. Bei der individuellen Harpen-Variante dient das in Dortmund installierte SAP R/3 (Release 4.6 B) mit den Modulen Controlling, Finanzbuchhaltung und Materialwirtschaft als technische Grundlage. Eine Standleitung zwischen Dortmund und Berlin sichert die Datenübertragung in beide Richtungen. Das Fernwärmeabrechnungssystem befindet sich auf einem Server in Berlin und ist über die Remote Function Call-Schnittstelle mit SAP verbunden (Bild1). Damit ist eine hohe Verfügbarkeit des FWA-Systems bei ständig zunehmendem Kundenaufkommen ebenso garantiert wie ein reibungsloser Parallelbetrieb von SAP und FWA. Die Vorteile der inzwischen bei Harpen EKT erfolgreich in Betrieb genommenen Schnittstelle sieht Th. Heckhoff in der Reduzierung der Fehlerquote, in der schnelleren Rechnungslegung (beispielsweise bei Mieterwechsel), in einem vereinfachten und damit beschleunigten Gutschriftverfahren und in der wettbewerbsfähigeren Preisgestaltung durch verbesserte Controlling-Funktionalitäten.

Für uns als Anwender war außerdem wichtig, dass die neue Lösung automatisch Buchhaltungsbelege im Abrechnungszeitraum erstellt und auch ohne manuelle Eingabe Kennzahlen für das Controlling übergibt und verarbeitet, sagt Th. Heckhoff. Daten wie Kennzahlen für die Wärmevorrechnung, die im FWA-System erfasst sind und für die Weiterbearbeitung im SAP erforderlich sind, werden automatisch übertragen. Abschlagszahlen können aufgrund des bidirektionalen Datentransfers vom SAP ins FWA übernommen werden.

Ausblick

In einem nächsten Schritt wollen wir noch den Einkauf in das System integrieren, kündigt Th. Heckhoff an. Da im SAP nicht nur der Rohstoffkosten sondern auch der Rohstoffmengen abgebildet werden, können wir im FWA zusätzlich die Wirkungsgrade der Heizzentralen und des Netzes kalkulieren. Das bedeutet für uns einen weiteren Schritt in Richtung Kundenorientierung. Für ein Unternehmenswachstum ist die Schnittstellenlösung ebenfalls gut gerüstet. Durch Erweiterung der Buchungskreise können beispielsweise neuerworbene Firmen problemlos an das System angeschlossen werden.

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