„Ein weiterer Schritt in der Professionalisierung“
Bereits seit dem 1. Juli 2016 verwaltet der FC Ingolstadt seine gesamten Sponsoren-Verträge zentral in der auf SAP® Business One basierenden Datenbank SBO4Sports. Florian Günzler, Prokurist und Leiter der Geschäftsstelle des FC Ingolstadt, spricht über die gemeisterten Hürden bei der Integration dieser wichtigen Vertragsdaten in das zentrale System. Er verrät, welche Vorteile alle Beteiligten langfristig von dieser Professionalisierung erhalten.
STADIONWELT: Was waren die Gründe für die Integration einer zentralen Sponsoring-Verwaltung?
GÜNZLER: Wir wollten einen weiteren Schritt in der Professionalisierung unserer internen Abläufe vollziehen und haben deshalb unsere Organisationsstrukturen optimiert. Mit der Sponsoring-Verwaltung in SAP Business One besitzen wir jetzt ein umfangreiches und übersichtliches Modul zur Verwaltung unserer Verträge. Statt unübersichtlicher Excel-Listen herrscht jetzt Transparenz. Das eröffnet uns neue Potenziale, auch bei der Vermarktung unseres Clubs.
STADIONWELT: Wie war die Rückmeldung der Kollegen aus den entsprechenden Abteilungen? Eine solche Umstellung benötigt ja sicherlich auch ein motiviertes Projektteam.
GÜNZLER: Wir haben das Thema rechtzeitig vorbereitet und gemeinsam mit den Kollegen unseren Prozess beleuchtet und unsere Besonderheiten identifiziert. Es war uns von Anfang wichtig, dass wir unsere Verträge so einfach wie möglich verwalten können. Der Übertrag von Verträgen in die neue Saison führen wir mithilfe eines integrierten Assistenten durch. So müssen wir nicht alle Datensätze doppelt pflegen. Durch die automatische Rechnungserstellung und Erinnerung an Rechnungen können wir schneller die Fakturierung durchführen.
STADIONWELT: Welche Faktoren waren Ihnen in diesem Projekt besonders wichtig?
GÜNZLER: Aus unserer Sicht ist es besonders wichtig, dass wir den End-to-End-Prozess, also von der potenziellen Sponsoring-Identifizierung, über die Akquise bis hin zu Verwaltung und Abrechnung, alles zentral in einer Datenbank abbilden. Denn nur so ist gewährleistet, dass wir intern auf unsere eigenen Erfahrungswerte für zukünftige Entscheidungen zurückgreifen können. Eine Zeitersparnis erhalten wir, weil unser Mitarbeiter die Möglichkeit hat seine Vertragsentwürfe individuell pro Sponsor direkt aus dem SAP Business One aufzurufen. Weiterhin hat sich die zentrale Verwaltung von Sponsoren-Verträgen mit der integrierten Buchhaltung besonders hilfreich auf die Aussagefähigkeit der Cashflow-Berichte ausgewirkt – Wir sind jetzt jederzeit auf Knopfdruck aussagefähig.
Zu guter Letzt ist natürlich unser Umsetzungspartner UNIORG zu nennen: Das komplette Projekt wurde vorausschauend geplant und unterstützend begleitet. Und dadurch, dass UNIORG die Verwaltung komplett in den Standard von SAP Business One implementiert hat, haben wir alle Einnahmen zum Werbeträger direkt in der Buchhaltung.
