E-Rechnungen, XRechnungen und ZUGFeRD
Was ist eine E-Rechnung?
Der Begriff „E-Rechnung“ steht für „elektronische Rechnung“, also eine Rechnung, die elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dies ermöglicht die vollständig digitale Verarbeitung aller Schritte vom Rechnungsausstellen bis zum Begleichen der Beiträge. Die schnellere Bearbeitung und niedrigen Verarbeitungskosten sind dabei Vorteile gegenüber herkömmlichen Papierrechnungen. Eine Rechnung im PDF-Format gilt übrigens nicht als E-Rechnung.
Bekannte Formate elektronischer Rechnungen sind ZUGFeRD und XRechnung. Bei einer „X-Rechnung“ handelt es sich um einen spezifischen Standard für E-Rechnungen, der ursprünglich für die öffentliche Verwaltung entwickelt wurde und dort auch noch heute vorgeschrieben ist. Sie basiert auf dem europäischen Normenstandard EN16931 und der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Diese Norm definiert die Anforderungen an eine E-Rechnung innerhalb der Europäischen Union. Die X-Rechnung basiert dabei auf dem XML-Format. So sind eine einfache, automatische Verarbeitung und die Integration in bestehende Systeme möglich. ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Format, das eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Dies ermöglicht sowohl eine maschinelle Verarbeitung als auch die Lesbarkeit für den Menschen. Auch ZUGFeRD entspricht der EU-Richtlinie 2014/55/EU.
Inhaltsverzeichnis
Rechtliche Anforderungen
Die rechtlichen Anforderungen und digitalen Meldepflichten für elektronische Rechnungen in Deutschland sind umfassend und zielen darauf ab, Transparenz, Effizienz und Compliance im Finanz- und Rechnungswesen zu fördern. Mit dem Reformvorschlag der Europäischen Kommission sollen das geltende Mehrwertsteuersystem modernisiert und der Mehrwertsteuerbetrug in der EU weiter eingedämmt werden. Daraus ergeben sich zwei Verpflichtungen im B2B-Bereich: die Verpflichtung zur E-Rechnung und die digitalen Meldepflichten. Auf diese möchten wir detailliert im Folgenden eingehen.
Die Verpflichtung zur E-Rechnung
Aus dem Reformvorschlag der Europäischen Kommission geht hervor, dass ab dem 01.01.2025 der Empfang und die Verarbeitung der E-Rechnung im B2B-Bereich obligatorisch wird. Dies ist ohne vorherige Zustimmung zu ermöglichen. Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025.
Jedoch gibt es einige Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027. Hierbei wurde der zu erwartende hohe Umsetzungsaufwand für die Unternehmen bedacht.
So gelten die folgenden Verpflichtungen und Übergangsfristen für die nächsten Jahre:
Vorteile der E-Rechnung
Die Umstellung auf eine elektronische Rechnungstellung mittels E-Rechnung bietet neben der Einhaltung der Rechnungsverordnung auch weitere Vorteile für Unternehmen. Sie profitieren beispielsweise von einer effizienteren Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse, einer beschleunigten Zahlungsabwicklung und einer Reduktion der Betriebskosten. Diese Effizienzsteigerung wird durch die Automatisierung verschiedener Prozesse erreicht, was nicht nur die Fehleranfälligkeit reduziert, sondern auch die Transparenz innerhalb der Finanzströme erhöht.
Ausblick: Digitale Meldepflichten
Zum 01.01.2028 ist die Einführung digitaler Meldepflichten geplant. Mit diesem Schritt soll das Mehrwertsteuersystem der EU modernisiert werden, um Umsatzsteuerbetrug besser bekämpfen zu können. Daraus ergibt sich die Pflicht für Unternehmer, Ihre Umsätze aus dem B2B-Bereich über ein einheitliches Meldesystem zu melden. Außerdem verlangt diese Maßnahme auch, dass jede Rechnungsstellung elektronisch erfolgt und übermittelt wird.
Diese Entwicklung folgt dem im Bundesgesetzblatt am 27. März 2024 verkündeten Wachstumschancengesetz, welches das Ende der Rechnung in Papierform markiert. Wie oben bereits erwähnt, gilt ab dem 01.01.2025 die Verpflichtung zur E-Rechnung. Dabei sind sowohl Kleinstbetriebe als auch Großbetriebe betroffen.
Ausnahmen und Fristen im Detail
Ausnahmen zur E-Rechnungspflicht gibt es für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro gemäß § 33 UStDV und für Fahrausweise gemäß § 34 UStDV. Zudem sind Rechnungen an Verbraucher, also B2C, nicht betroffen von der Verpflichtung.
Für die vollständige Einführung von E-Rechnungen gibt es Übergangsregelungen, die die schrittweise Implementierung ermöglichen. Aus der oben stehenden Tabelle können Sie eine Übersicht für diese Regelungen entnehmen. Daraus geht hervor, dass Unternehmen im Zeitraum vom 01.01.2025 bis zum 31.12.2026 zunächst noch Papierrechnungen und elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen können, die den neuen Anforderungen noch nicht entsprechen. Die Priorität der Rechnung in Papierform wird aber auch zu diesem Zeitpunkt bereits aberkannt. Es bedarf keiner Zustimmung des Leistungsempfängers mehr, um EN16931-konforme E-Rechnungen zu akzeptieren.
Nach dem 31.12.2026 und bis zum 31.12.2027 ändert sich die Übergangsregelung erneut. Die Erleichterung zur Rechnungsstellung beschränkt sich dann auf die rechnungsstellenden Unternehmen, die unter 800.000 Euro Jahresumsatz liegen. Darüber hinaus gilt für Unternehmen, die bereits bestehende EDI-Verbindungen nutzen, eine gesonderte Übergangsfrist bis zum Ende des Jahres 2027.
E-Rechnungsformate: ZUGFeRD vs. X-Rechnung
Sowohl X-Rechnung als auch ZUGFeRD sind E-Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Die nationale Ausgestaltung der Norm EN-16931, die die Verwendung des strukturierten Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vorgibt, ist das E-Rechnungsformat X-Rechnung. Im Gegensatz dazu ist ZUGFeRD ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Dieses Datenformat wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie entwickelt. Sowohl im B2B-, im B2G- und im B2C-Geschäftsverkehr wird ZUGFeRD verwendet.
Die Lösung
Um den rechtlichen Anforderungen für E-Rechnungen gerecht zu werden, können Sie das bewährte SAP Produkt „SAP Document and Reporting Compliance, Cloud Edition“ verwenden. Mit dieser Lösung können elektronische Belege und erforderliche Berichte zwischen Business-Systemen und externen Kommunikationspartnern übermittelt werden. Für jedes Geschäftsszenario, das einen Informationsaustausch zwischen Systemen notwendig macht, bietet die Cloud Edition einen dedizierten Prozess. Die lokalen Anforderungen für elektronische Rechnungen in Deutschland können Sie so in Ihrem SAP-System umsetzen.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Papier- und E-Rechnung?
Der größte Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung und einer E-Rechnung liegt darin, dass eine E‑Rechnung nach EU-Norm eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung ist. Sie wird elektronisch übermittelt und empfangen und ermöglicht auch eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche. Sie ist anders als eine Papier- oder PDF-Rechnung als reines semantischen Datenformat konzipiert. So können Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme importiert werden. Außerdem basiert sie auf einem XML-Format, welches in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht für eine Sichtprüfung eignet. Damit die E-Rechnung auch für Menschen lesbar ist, können Visualisierungsprogramme verwendet werden.
Wie sieht es mit der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und der E-Rechnung aus?
Die Beachtung der GoBD beim Einsatz von EN16931-konformen E-Rechnungen ist entscheidend, da sie nicht nur die Einhaltung der steuerrechtlichen Vorschriften sichert, sondern auch die Effizienz und Durchsichtigkeit der buchhalterischen Abläufe verbessert.
Welche gesetzlichen Vorschriften müssen bei der Einführung von eRechnungen beachtet werden?
In Deutschland müssen eRechnungen den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. Zudem gelten die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU.
Sind elektronische Rechnungen rechtlich gleichwertig zu Papierrechnungen?
Ja, elektronische Rechnungen sind rechtlich gleichwertig zu Papierrechnungen, sofern sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, insbesondere hinsichtlich Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit.
Welche Formate sind für eRechnungen zulässig?
Zulässige Formate für eRechnungen in Deutschland sind unter anderem ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung. Diese Formate sind standardisiert und unterstützen die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.
Wie können eRechnungen sicher übermittelt werden?
eRechnungen können sicher übermittelt werden über Netzwerke wie PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), E-Mail mit Verschlüsselung oder gesicherte Webportale. SAP Document and Reporting Compliance unterstützt hierbei sowohl der Versand über das PEPPOL Netzwerk als auch per E-Mail.
Welche Vorteile bieten eRechnungen gegenüber traditionellen Papierrechnungen?
Vorteile von eRechnungen umfassen schnellere Verarbeitungszeiten, geringere Kosten für Druck und Versand, verbesserte Genauigkeit und Fehlerreduktion, leichtere Archivierung und schnellere Abrufbarkeit, sowie einen positiven Beitrag zur Umwelt durch Papierersparnis.
Wie sieht die Unterstützung durch externe Dienstleister oder Berater aus?
UNIORG unterstützt sie nicht nur bei der technischen Einführung von SAP Document and Reporting Compliance, sondern auch bei der Durchführung von Schulungen, Erstellung von Benutzerhandbüchern, bei der Anpassung ihrer SAP Prozesse und bei der Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Wir bringen Expertise und Erfahrung ein, um eine reibungslose und effiziente Einführung von eRechnungen in ihrem SAP-System sicherzustellen.
