Individuelle ERP-Schnittstelle wird zum Standard-Produkt (IT-Business)

Uniorg automatisiert Datenaustausch zwischen SAP und Winterheller

Um die einzelnen Geschäftsbereiche im Überblick zu haben und das Finanzwesen so effizient wie möglich zu gestalten, setzt Apogenix auf SAP Business One und Winterheller. Die individuell entwickelte Schnittstelle zwischen den Systemen steht mittlerweile standardisiert zur Verfügung.

Mit 25 Mitarbeitern entwickelt Apogenix neuartige Medikamente zur Behandlung von Krebs- und Entzündungserkrankungen. Für die integrierte Steuerung der Geschäftsbereiche standen zunächst mehrere IT-Lösungs-Alternativen zur Auswahl, die Apogenix mit viel Aufwand hinsichtlich verschiedener Kriterien genauer unter die Lupe nahm. Doch keine Lösung entsprach den Anforderungen so passgenau wie SAP Business One, das sich zum einen ganz an den Erfordernissen von kleineren und mittleren Unternehmen orientiert, zum anderen auch in puncto Implementierung und Lizenzen übersichtliche Kostenstrukturen ermöglicht. Als Migrationspartner holte sich das Team von Apogenix die SAP-Spezialisten von Uniorg an Bord.

Von SAP zu Winterheller

Nach sechsmonatiger Projektdauer konnte dann Apogenix als einen ersten Schritt im Rahmen des etwa zwei Jahre dauernden Gesamtprojektes „SAP + Winterheller“ wesentliche betriebliche Prozesse wie Einkauf, Steuern, Finanzen und Zahlungsverkehr voll automatisieren.
Oliver Schlüter, Leiter des Finanzbereichs von Apogenix sieht in der Einführung von SAP Business One eine große Erleichterung: „Mit SAP Business One lässt sich in einem einzigen integrierten System eine Vielzahl unternehmensrelevanter sowie bereits vordefinierter Funktionen ausführen mit dem großen Plus, dass die Lösung den Überblick über die entscheidenden Geschäftsdaten in Echtzeit bietet.“ Darüber hinaus hat Apogenix mit der Lösung aktuelle Unternehmenskennzahlen auf Knopfdruck parat. Sie ermöglicht einen permanenten Einblick in die Einkaufsaktivitäten und lässt sich problemlos an eine veränderte Unternehmenssituation anpassen.
Zusätzlich profitiert Apogenix heute von einem detaillierten Berechtigungskonzept, verschiedenen Alarmfunktionen und einer automatisierten Sicherung. „Zu Beginn des Projektes hatten wir unsere Buchhaltung noch bei einem Steuerberater ausgelagert und die Finanzberichte wurden in Excel erstellt“, erinnert sich Schlüter. „Allerdings war es von Anfang an geplant, das Finanzwesen komplett intern abzuwickeln und abzubilden. Dafür benötigten wir aber über die Business-One-Funktionalitäten in den Bereichen Zahlungsverkehr, Anlagenbuchhaltung und Bestellwesen hinaus einige Planungs- und Reporting-Funktionalitäten, die uns SAP nicht in dem Umfang bot, wie wir sie gebraucht hätten.“

Die intensive Suche nach der geeigneten betriebswirtschaftlichen Software fiel zu Gunsten des Professional Planners 2008 von Winterheller aus, der zwei entscheidende Voraussetzungen erfüllte: Er bietet ein Planungstool auf Kostenstellen- und Kostenträgerebene und ist in der Lage, Apogenix optimal bei seinen Reporting-Aufgaben zu unterstützen: einerseits in Form periodischer Finanzberichte nach IFRS (International Financial Reporting Standards) gegenüber den Investoren und andererseits für die Controllingberichte zur Unternehmenssteuerung.
Von der Individual-Lösung …

Die Entscheidung für diese beiden voneinander unabhängigen Softwaresysteme bedeutete allerdings, dass für die Kopplung der Programme eine individuelle Schnittstelle geschaffen werden musste, die eine fehlerfreie Datenübertragung vom SAP Business One in den Professional Planner 2008 ermöglicht. Die Entwicklung dieser Schnittstelle durch Uniorg nahm 2008 etwa vier Monate in Anspruch mit dem Ergebnis, dass Apogenix seitdem über eine voll integrierte Lösung verfügt, mit der sich nach Übergabe der relevanten Daten aus dem SAP Business One sowohl die Handelsbilanz abbilden als auch die IFRS-Bilanz im Professional Planner erstellen lässt.

Dank dieser Schnittstelle ist es nun auch möglich, bestimmte Gruppierungen von Konten vorzunehmen, so dass bereits verdichtetes Zahlenmaterial von SAP Business One an den Professional Planner 2008 übergeben werden kann. Gleich, ob es um Werte geht, die auf Einzelkonten-Ebene oder in Gruppierungen übertragen werden – sie lassen sich nun auch mit den im Business One gebuchten Kostenstelleninformationen versehen. Ein weiterer Vorteil der Schnittstelle ist, dass die einzelnen Werte strukturiert nach Erlös, Aufwand oder auch nach der Bilanzposition im Professional Planner ankommen, wo sie in den verschiedensten vordefinierten Standardreports abgebildet werden können.

… zur Standardschnittstelle


„Die Transparenz über Rechnungen, Zahlungsein- und -ausgänge sowie die Verfügbarkeit eines integrierten internen und externen Reportings sind für uns die entscheidenden Faktoren für die Effizienz unseres Finanzwesens“, so Schlüter. „Vor diesem Hintergrund ist das Ergebnis des Projektes für uns ein großer Erfolg. Exakte Pflichten- und Lastenhefte sind dafür aber essenzielle Voraussetzungen.“

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