CMS Auswahl

Von einem, der auszog, ein Web Content Management System auszuwählen ...

Überall sieht und liest man, welche immens hohe Bedeutung Web Content Management Systeme (WCMS) für das zukünftige Geschäftsleben im Web haben werden - nur wie geht man das Projekt am besten an? Im folgenden sollen einige grundlegende Faktoren zum "Web Projektmanagement" erörtert werden.

Am Anfang eines Projekts steht der Bedarf an einer Problemlösung. So trivial das klingen mag: man setzt Software und damit auch WCMSe nicht ihrer selbst willen ein, und Content Managing ist auch keine Modeerscheinung. Der Einsatz muss immer betriebswirtschaftlich gerechtfertigt werden.

WCMSe eignen sich prinzipiell dazu, zwei voneinander abhängige Probleme zu beheben: die Kosten einer Website zu reduzieren und ihre Qualität zu erhöhen. Manchmal - eher selten - spielt die Qualität eine untergeordnete Rolle, manchmal ist Qualität kein Problem, weil man sie bisher mit ausreichend Geld erkauft hat.
Die Kosten reduzieren Sie mit einem WCMS zum einen durch die Substitution externer Agenturen und Spezialisten durch eigene Mitarbeiter, zum anderen durch die Reduktion redundanter Arbeit: während ein klassischer Webdesigner für fünf Webseiten mit Topnews im Prinzip fünfmal kreative Arbeit leistet - wenn auch teilweise kopierbar -, steht bei einem WCMS das Layout fest, und die Arbeit beschränkt sich auf fünfmal Text erstellen. Das ist auf Dauer einfach billiger. Durch die Trennung von Layout und Inhalt - sowohl in zeitlicher als auch personeller Hinsicht - steigt zudem implizit die Qualität, weil beide Elemente weitgehend überschneidungsfrei durch Spezialisten bearbeitet werden können.

Neben wir also an, Sie haben entweder ein Kosten- oder ein Qualitätsproblem mit der Site, für die Sie verantwortlich sind - das kann ein Internetauftritt, ein Intranet, ein Extranet, aber auch eine HTML-Dokumentation oder ähnliches sein. Wahrscheinlich haben Sie sogar beide Probleme: Sie wollen mit weniger Geld mehr Qualität erreichen.

Sie haben jetzt prinzipiell zwei Möglichkeiten: entweder Sie entscheiden sich zu diesem Zeitpunkt für ein Tool und einen Dienstleister, und lösen Ihr Problem damit. Ob das Tool alle Aspekte des Problems löst und die optimale Wahl ist, werden Sie nie erfahren, aber zumindest haben Sie Geld in der Auswahlphase gespart.
Alternativ - und ungleich methodischer - sammeln Sie erst einmal Ihre Anforderungen in Hinsicht auf die Website, und zwar vorerst auf rein inhaltlicher Natur. Technische Features sollten hier noch keine Rolle spielen, da unterschiedliche Tools unterschiedliche Lösungsansätze für das gleiche Teilproblem beinhalten. Stellen Sie folgende Informationen zusammen:

  • Wer nimmt innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation welche Aufgaben wahr? Welche Personen, Gruppen und Abteilungen sind in den Informationsfluss involviert?
  • Wie sehen die Prozesse aus? WCMSe enthalten nahezu immer Freigabeprozesse für Inhalte. Welche zu veröffentlichenden Informationen unterliegen solchen Prozessen, und wie sehen sie aus?
    Bleiben Sie dabei bitte realistisch: Mitarbeiter, die plötzlich über Inhalte mitentscheiden dürfen, neigen dazu, es auch zu tun - und bremsen Ihren geplanten Informationsfluss aus.
  • Ein weiterer Aspekt sind Fremddatenquellen. Ein gutes WCMS ist in der Lage, Daten aus anderen Systemen zu filtern, aufzubereiten, mit Layout zu versehen und im Web zu publizieren. Untersuchen Sie, welche Daten, die Sie veröffentlichen wollen, bereits elektronisch vorliegen. Oder andersherum: analysieren Sie für alle intern verfügbaren Informationen, welche davon - entsprechend gefiltert und aggregiert - vielleicht im Rahmen einer geschlossenen Benutzergruppe interessant sein könnten.
  • Sammeln Sie dann die vermeintlich profanen Dinge, die Sie auf der Website haben möchten: Volltextsuche, Formulare, Sitemap, Personalisierung, Diskussionsforum, geschlossene Benutzergruppen, Schlagwortindex, Glossar, Mehrsprachigkeit, dynamische Navigationsstrukturen ...
    Die Liste der Schlagworte ist lang, und nicht alles macht immer Sinn. Untersuchen Sie, sofern möglich, entsprechende Pendants bei Wettbewerbern, und überlegen Sie sich, was Sie wirklich benötigen. Dienstleister neigen dazu, Ihnen vermeintliche Selbstverständlichkeiten in Rechnung zu stellen, weil sie durchaus mit Aufwand verbunden sind.
    Sie wissen jetzt im Groben, was Sie wollen - und das ist schon viel wert. Sie wären nicht der erste, der an dieser Stelle feststellt, dass seine Anforderungen beispielsweise geradezu nach einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) schreien. Gestehen Sie sich das jetzt ein, bevor Ihnen ein WCMS-Hersteller ein "DMS light" an sein Produkt zimmert.

Nutzen Sie nun die Fülle der Quellen, im mögliche Kandidaten zu identifizieren. Neben der klassischen Suchmaschine liefern Ihnen spezialisierte Foren wie contentmanager.de und cmforum.de und natürlich die einschlägige Fachpresse wie auch das Notes Magazin eine Übersicht potenzieller Partner.
Verwenden Sie die erstellte inhaltliche Anforderungsliste, um die Spreu vom Weizen zu trennen. Sie sollten auch jetzt mit den Anbietern auch noch nicht über Technik diskutieren - Sie wollen ein Problem lösen, nicht eine bestimmte Technologie verwenden.
Gerade wenn Sie den Einsatz eines Lotus Domino-basierenden WCMS erwägen, werden Sie feststellen, dass Herstellerbefragungen wie beispielsweise bei contentmanager.de leicht Äpfel mit Birnen vergleichen. Geben Sie interessanten Kandidaten auch dann eine Chance, wenn sie in solchen Vergleichen scheinbar schlecht abschneiden.
Zudem sollten Sie sich hier nicht von allzu viel WCMS-spezifischen Abkürzungen und Schlagworten irritieren lassen. Ob ein Tool "ICE" oder "Content Syndication" unterstützt oder nicht, ist sekundär, solange es Ihre Anforderungen erfüllt. Einige Killerfaktoren wie beispielsweise Mehrsprachigkeit, Skalierbarkeit, Plattform etc. hingegen lassen sich so leicht validieren.

Sie können nun erwägen, einen eigenen Anforderungskatalog zu erstellen und mit einer großzügigen Frist an verbleibende potentielle Anbieter zu verschicken - großzügig deswegen, weil sonst vielleicht gerade die guten, vielbeschäftigten Dienstleister nicht rechtzeitig reagieren können.
Ich würde jedoch davon abraten, weil Sie mit den Fragen des Anforderungskatalogs implizit eine Vorauswahl treffen - nach der Auswertung stehen die Anbieter besonders gut da, auf die der Katalog besonders gut passte, nicht zwingend der, dessen Software den Anforderungen auch am besten entsprach. Das gilt umso mehr, je mehr technische Details Sie voraussetzen, weil Sie damit technisch alternative Lösungsansätze des gleichen Problems ausklammern. Ein Beispiel: Sie setzen im Anforderungsprofil die Unterstützung von DECS voraus, weil Sie SAP-Daten integrieren wollen. Damit disqualifizieren Sie Anbieter, die alternative, vielleicht sogar preiswertere Integrationsansätze bieten.
Wenn Sie auf einen Fragenkatalog bestehen, geben Sie den Anbietern die Chance, neben kategorischen "Jas" und "Neins" Fragen zu kommentieren - bestenfalls gewinnen Sie so noch neue Ideen.

Alle ernstzunehmenden Anbieter werden Ihnen einen kostenlosen Präsentationstermin - meist in Ihrem Haus - anbieten. Nehmen Sie sich die Zeit! Wenn Sie Ihre Anforderungsliste um allzu vertrauliche Informationen bereinigen und den Anbietern im Vorfeld zusenden, können Sie mit Fug und Recht eine auf Ihre Situation angepasste Präsentation erwarten.
Je mehr Sie dabei die Gestaltung des Termins übernehmen, umso mehr nützliche Informationen werden Sie erhalten: "freiwillig" zeigt Ihnen ein Vertreter des Herstellers nur die Schokoladenseite seines Produkts, das ist sein Job. Die Höflichkeit gebietet es Ihnen, ihm nicht die gesamte Dramaturgie seiner Präsentation zu zerstören, aber eine ausführliche Diskussionsrunde im Anschluss an einen generellen Überblick gestattet einen Blick hinter die Kulissen. Nehmen Sie ihn ins Kreuzverhör, indem Sie ihn mit Ihren konkreten Ideen und Vorstellungen konfrontieren. In der Regel wird er sein Produkt schon in vielen erfolgreichen und erfolglosen Projekten eingesetzt haben und Ihnen Möglichkeiten und Grenzen aufgrund dieser Erfahrungen aufzeigen können. Fragen Sie, was Sie wissen wollen - schließlich will er Ihr Geld, nicht Sie seins, und persönlich ist das immer einfacher als später am Telefon.
Erwägen Sie die spätere Validierung von Testversionen, lassen Sie alle Mitarbeiter, die dazu eingesetzt werden, an der Präsentation teilnehmen: die Philosophie eines Produkts kann eine Demo nur schwerlich vermitteln.

Letztendlich werden Vertreter des Herstellers Ihnen jedoch oft nur die Schwächen eingestehen, die während der Präsentation unvermeidbar offenbart werden. Einige Aspekte lassen sich zudem in einer Präsentationsumgebung schlicht nicht testen: Faktoren wie Skalierbarkeit, Unterstützung von verteilten Umgebungen oder gar Performance anhand seines Notebooks zu bewerten macht sicherlich herzlich wenig Sinn.
Den zwei, drei Favoriten der Präsentationsrunde sollten Sie anhand von Testversionen auf den Zahn fühlen. Bei komplexen Systemen wie WCMS-Lösungen ist das eine zweischneidige Angelegenheit: auf der einen Seite macht das einfacher zu begreifende System dabei automatisch den besseren Eindruck, und das ist auch richtig so, andererseits ist der notwendige initiale Lernaufwand nur einer von vielen Aspekten, die Sie bewerten wollen. Sie als "Laie" in Bezug auf das WCMS werden zwar die Bedienbarkeit, nicht aber die Möglichkeiten bewerten können. Workshops durch den Hersteller können hier Abhilfe schaffen, sind jedoch meist kostenplichtig. Andererseits stellen Sie für einen Manntag Aufwand Ihre Entscheidung auf solide Beine.

Am Ende der Evaluierung der Testversionen müssen Sie sich für einen der zwei, drei Favoriten entscheiden. Lassen Sie sich Zeit damit, und konfrontieren Sie die potenziellen "Verlierer" mit den Gründen - damit Sie nicht eine Fehlentscheidung auf Basis eines Missverständnisses oder einer Fehlinformation fällen. Ist die Entscheidung gefallen, informieren Sie die Zweitplatzierten über die Gründe - aus Höflichkeit und im Interesse der Produktwetierentwicklung. Der nächste Interessent wird Ihnen danken.

Mit ein wenig systematischer Herangehensweise und einem gesunden Misstrauen gegenüber pauschalen Aussagen und Bewertungen ist es durchaus möglich, im vermeintlich dynamischen Markt der WCMS-Anbieter eine geeignete Lösung zu finden. Eins ist dabei niemals zu ignorieren: auf die zweitbeste Lösung zu setzen, kostet langfristig immer mehr, als für die Entscheidung einige Manntage mehr zu investieren.

Checkliste Auswahl eines WCMS
  • inhaltliche Anforderungen sammeln
  • Auswahl der richtigen Softwaregruppe
  • Marktrecherche (möglichst vollständig)
  • ggfs. Anforderungskatalog an Anbieter (an max. 10-15 Anbieter)
  • Präsentationsrunde (max. 6 Anbieter)
  • ggfs. Workshop mit Anbieter
  • Testversion evaluieren (2-3 Anbieter)
  • Entscheiden!

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