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Mittelständische SAP-Anwender können per Desktop-Purchasing-Lösung problemlos mit Fremdsystemen kommunizieren

Geht es um den Einsatz von E-Procurement-Software, zeigen sich kleinere und mittelständische Unternehmen immer noch eher zurückhaltend. Erst mal schauen, wie das bei den großen Firmen so klappt, ob sich der finanzielle Einsatz lohnt und sich die oft versprochenen Einsparungen durch die reduzierten Prozesskosten und optimierten Bestellketten überhaupt realisieren lassen.

E-Procurement oder nicht, diese Frage hat die Mattson Thermal Products GmbH für sich schon beantwortet. Das Unternehmen entschloss sich, das im wesentlichen papiergestützte Verfahren zur Bestellung seiner indirekten Materialien durch ein elektronisches zu ersetzen. Mit einem seit 1999 vorhandenen SAP R/3 und den Modulen MM, SD, FI, CO, PP, LVS sollte zunächst für den Standort Dornstadt eine Lösung gefunden werden, die mittels direkter elektronischer Anbindung von Büroartikelhändlern eine schlanke Organisation der Materialbeschaffung erlaubt und kein SAP-System beim Lieferanten erfordert.

Die Mattson Thermal Products GmbH, mit Sitz in Dornstadt ist ein führender Hersteller von hoch­spezi­alisierten Anlagen zur Halbleiter­pro­zess­fertigung. Das Unternehmen ist eine Tochter der an der Nasdaq notierten Mattson Technology Inc. mit weltweit über 1800 Mitarbeitern und einem jährlichen Umsatz von mehr als 500 Mill. US$ (2000). In Dornstadt sind 300 Mitarbeiter beschäftigt.

Bis zum Einsatzzeitpunkt der E-Procurement-Lösung war mindestens ein Einkaufssachbearbeiter ausschließlich mit der Organisation des Bestellprozesses beschäftigt. Auch beim zentralen Wareneingang wurden durch die Lieferung und Verbuchung großer Kleinteilebestellungen Kapazitäten nicht effizient genutzt. Durch die Erfassung zum einen seitens des Anforderers und zum anderen beim Einkauf und durch die damit verbundenen Fehlerkorrekturen aufgrund der sogenannten Medienbrüche ging weitere kostbare Zeit verloren.

"Uns ging es darum, freigewordene Kapazitäten der Mitarbeiter innerhalb der Wertschöpfung effizienter einsetzen zu können. Denn letztlich bedeuten auch sinnvollere Aufgaben zufriedenere Mitarbeiter" begründet IT-Manager Heiko Sterner, der für das E-Procurement-Projekt verantwortlich ist, diese Entscheidung.

Zu den Anforderungen an das zukünftige System gehörte eine einfache, wenn möglich browsergestützte Erfassungsoberfläche als Alternative zum existierenden Office-Formular. Außerdem sollte die Pflege des einzustellenden Artikelkataloges ebenso beim Einkauf verbleiben wie die Zuordnung der Bestellerlaubnis einzelner Artikel zu den verschiedenen Benutzern. Autorisierte Mitarbeiter können so für unterschiedliche Kostenstellen ordern, die Bestellung im SAP-System auszulösen und gleichzeitig auch noch dem ihnen zugeleiteten Wareneingang im SAP-System verbuchen.

Flexibler Warenkorb
Notwendig war auch ein Warenkorb, der mehrmals geändert werden kann, bevor die Bestellung tatsächlich ausgelöst wird sowie die Möglichkeit, bei mehreren Lieferanten zu bestellen. Zu den Vorgaben an die künftige Lösung gehörten neben der unklassifizierten Volltextsuche, die Statusverfolgung zu jedem Zeitpunkt, Formatunabhängigkeit und einfache Handhabung.

"Nach detaillierter Fachpresse- und Internetrecherche, dem Vergleich mehrerer Empfehlungen und einem Messebesuch fiel unsere Wahl auf den Dortmunder SAP-Spezialisten UNIORG" und dessen Produkt "ETSProcure" (ETS=External Transaction Services), das eine vollständige R/3-Integration erlaubt?, beschreibt Heiko Sterner kurz die Evaluierungsphase und fügt hinzu: "Für unsere Anforderungen bot Uniorg darüber hinaus das beste Preis-Leistungs-Verhältnis."

"ETSProcure" macht durch die komplette R3-Integration die Versendung der erzeugten Bestellungen direkt über das Internet möglich. Es kann so in das bestehende SAP-System des Anwenders integriert werden, dass dieser problemlos mit einem beliebigen Fremdsystem kommunizieren kann. Die Kommunikation mit dem SAP Backend erfolgt über die RFC-Schnittstelle des ETS Servers, die Datenübergabe zwischen Webapplikation und ETSServer online über das http-Protokoll. Die Daten werden im XML-Format ausgetauscht.

Mattson entschied sich zunächst für den Lieferanten Corporate Express, der bereits eine DTD (Dokumenttyp-Definitionen) für XML-Orders im eigenen BAAN-System zur Verfügung stellte. Wird nun innerhalb des R/3-Systems eine Bestellung an den Lieferanten vorgenommen, wird diese an den ETS Server übertragen, dort in das entsprechende XML-Orders Format umgewandelt und als Mail-Attachement an den Lieferanten geschickt. Sobald die Bestellung im Warenwirtschaftssystem von Corporate Express registriert wird, erhält der Auftraggeber eine elektronische Empfangsbestätigung.

Nach Artikelgruppen gegliedert
In der Praxis sieht es heute so aus, dass je Abteilung einige Mitarbeiter autorisiert sind, für ihren Bereich Bestellungen und Wareneingänge zu bearbeiten. Sie starten über den Internet-Browser die Intranet-Procurement-Software und melden sich bei der Applikation an. Der Warenkorb ist durch Register in sinnvolle Artikelgruppen gegliedert. Der Mitarbeiter wählt die entsprechenden Artikel aus und durch die Aktivierung eines Funktionsbuttons wird die Bestellung generiert, die anschließend automatisch ins SAP-System übertragen wird. Erhält der Anforderer die Lieferung, genügt wiederum sein Haken, um den Eingang zu bestätigen. Ein Mitarbeiter im Einkaufsbereich besitzt Administratorrechte, damit er Warenkatalog und Lieferantendaten pflegen kann. Die IT-Abteilung verantwortet die Systempflege.

Mit dieser durchgängigen e-Supply Chain vom Moment der Bestelleingabe am Arbeitsplatz bis zur dortigen Erfassung des Wareneingangs hat Mattson einen wesentlichen Schritt zur Optimierung seiner Geschäftsprozesse getan. "Das Feedback unserer Mitarbeiter ist bisher durchweg positiv. Zum einen hinsichtlich der unkomplizierten Bedienbarkeit, zum anderen, weil sie effizienter ihre Arbeitsabläufe gestalten können", so Heiko Sterner. Geplant ist für die Zukunft, in das System mehrere Lieferanten zu integrieren und es auch auf die Beschaffung direkter Materialien auszuweiten, die nicht automatisch über den MRP (Manufacturing Resource Planning) Lauf in das Bestellwesen gelangen.

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