UNIORG führt SAP-Archivierungslösung bei VEKA ein

Die UNIORG Gruppe installierte als Projektpartner bei der VEKA AG unter Berücksichtigung der "Grundsätze zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) erfolgreich die SAP-Archivierungslösung. Eine Besonderheit war, dass gleichzeitig die in der Kundenauftragsabwicklung eingesetzte Archivierungssoftware der Firma PBS Software integriert werden musste.

Durch die Anbindung aller ausländischen Tochtergesellschaften der weltweit operierenden VEKA AG an SAP R/3 verdreifachte sich die Anzahl der Benutzer in kurzer Zeit. Die Datenmenge des Konzerns stieg jedoch nicht linear, sondern innerhalb weniger Wochen überproportional. Um zu verhindern, dass eine optimale Performance nur durch stetiges Erweitern der Hardware möglich ist und dennoch die Antwortzeiten des Systems nicht auf gleichem Niveau gehalten werden können, entschloss sich die VEKA AG zur Einführung einer Datenarchivierungslösung von SAP. Eine Besonderheit war, dass gleichzeitig die in der Kundenauftragsabwicklung eingesetzte Archivierungssoftware der Firma PBS Software GmbH integriert werden musste. Die Wahl des externen Projektpartners fiel auf die auch im SAP-Bereich langjährig erfolgreiche UNIORG Gruppe. Die Verbesserung der Systemleistung sollte durch das Entfernen von Daten aus dem Produktivsystem realisiert werden, bei Bedarf muss aber lesend zugegriffen werden können. Für Unternehmen, die SAP im Einsatz haben, ist die SAP-Archivierungslösung die einzig verifizierte Methode, Daten konsistent aus dem System zu entfernen.
Bei der Umsetzung galt es einerseits, die seit dem 1. Januar 2002 in Deutschland verbindlichen "Grundsätze zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) zu berücksichtigen, die den Datenzugriff auf archivierte oder abgelegte Daten und deren Prüfbarkeit im Sinne der Finanzbehörden einheitlich regeln. Andererseits waren spezielle Vorgaben der einzelnen Fachabteilungen an die Funktionalität des Archivs, an die Aufbereitung und Verweildauer der archivierten Belege zu beachten.

Konzept mit SAP und PBS

Der parallele Betrieb der PBS Software für die Archivierung von Fakturen, Lieferungen und Aufträgen war notwendig, da die Funktionalitäten von SAP nicht alle Anforderungen der Fachabteilungen erfüllen konnten. In der Umsetzung bedeutete das im Unterschied zum reinen SAP-Archivierungsprozess zwei ergänzende Zwischenschritte:
  1. Die SAP-Archivdateien werden vom PBS-Ladeprogramm kopiert. Schon vorhandene PBS-Archive mischt das Ladeprogramm mit den neu hinzu kommenden ab und löscht sie anschließend. Die nicht mehr benötigten SAP-Archive sind dann sofort ablegbar.
  2. Die PBS-Archive werden über einen eigenen Index verwaltet. Nach Aufbau des aktuellen Index stehen die Daten wieder online zur Verfügung und können über gesonderte Transaktionen aufgerufen werden. Nach Ablauf der gesetzlichen und der betrieblichen Aufbewahrungsfrist lassen sich auch die PBS-Archivdateien entgültig beispielsweise auf Band ablegen.

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