Durchgängige Prozesse dank SAP Business One (SAP INFO)

Um ihre Kunden ebenso effizient wie kompetent betreuen zu können, stellte die Hamelner German Computer Company ihre Software auf die Mittelstandslösung von SAP um. Die 35 Mitarbeiter der IT-Firma haben mit SAP Business One alle Informationen zur Hand, die sie benötigen, um Anfragen noch schneller zu bearbeiten, und konnten so den Service deutlich verbessern.

Ein perfekter und schneller Kundenservice ist gerade für mittelständische Firmen ein wichtiger Pluspunkt, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Speziell auf dem stark umkämpften Computermarkt ist dies von großer Bedeutung. Denn ein zufriedener Kunde ist ein treuer Kunde. Zur Gewährleistung einer hohen Servicequalität sind gut funktionierende Prozesse und vor allem die richtige Software das A und O. Das weiß Chris-Gilbert König aus seiner langjährigen Erfahrung als IT-Berater. Seit 1989 ist König Inhaber und Prokurist der German Computer Company GmbH (GCC). Die IT-Firma betreut mittelständische Unternehmen von der Verkabelung über PCs bis hin zur SAP-Lösung.

Doch für das eigene Unternehmen kam die umfangreiche SAP-R/3-Software bislang nicht in Frage. Wie viele Mittelständler brauchte die GCC vor allem eine kostengünstige, schnell einführbare Software. So arbeitete die GCC mit einer Lösung von Sage KHK. Doch immer häufiger stieß der Betrieb mit dieser Software an Grenzen. Die fehlende Prozessintegration war ein weiteres Minus.

Also schauten sich König und sein Team auf dem Markt um und verglichen die für den Mittelstand angebotenen Lösungen. Zur Wahl standen Microsoft Navision, Datev und SAP Business One, denn als SAP-Partner lag es nahe, sich auch im Produktportfolio der SAP umzusehen. Auf der Wunschliste an das künftige System stand die Durchgängigkeit der Prozesse ganz oben. Da die GCC mit der Mittelstandslösung von SAP alle Prozesse von der Auftragsbearbeitung bis zur Serviceabwicklung komplett integriert abwickeln konnte und zudem eine Windows-Anbindung möglich war, erhielt SAP Business One den Zuschlag.

Weitere Pluspunkte sind für den Geschäftsführer der gute Überblick über die Geschäftssituation, beispielsweise zur schnellen Berichtsabfrage. Zudem sei SAP Business One keineswegs teurer als das Altsystem. Der Kostenfaktor sei ein wichtiges Kriterium für die GCC, denn, so König: "Wir machen unser Geld im Service bei den Kunden. Mit gerade 35 Mitarbeitern erwirtschaften wir einen Jahresumsatz von zwölf Millionen Euro. Da ist kein Platz für eine teure Systemverwaltung."

Beim Projektstart im April 2004 hatte die GCC zunächst SAP Business One in der Version 6.5 installiert. Doch das Produkt sei zu diesem Zeitpunkt noch nicht ausgereift gewesen, urteilt König, und habe nicht die erwartete Funktionalität aufgewiesen. Aus diesem Grund wechselte die Computerfirma zum Jahresende auf die neue Version, die dann alle Erwartungen erfüllte. Die Implementierung dauerte nur vier Wochen. Dank der Migrationstools von SAP verlief die Umstellung von Sage auf SAP Business One reibungslos. Der Import der Geschäftspartnerdaten und Artikelnummern funktionierte ohne aufwendige Schnittstellenprogrammierung. "Eine schmerzfreie und schnelle Einführung war für uns entscheidend, da gerade das Jahresendgeschäft sehr stark ist", erläutert König.

Informationen auf Abruf

Gleichzeitig wurde ein Addon zur Integration der Artikelstammdaten programmiert. Jeden Abend werden damit automatisch die Preise und Liefertermine der Artikel aktualisiert.

Dies war für die GCC sehr wichtig, da der Computerhändler rund 30.000 Artikel im Angebot hat und das erneute Anlegen von Artikeln sehr mühsam war. "Wenn bei uns eine Anfrage eingeht, soll diese noch am selben Tag bearbeitet werden", erklärt der Firmenchef. Da hilft es natürlich sehr, dass die Artikeldaten nun nicht mehr manuell erfasst werden müssen, sondern automatisch aus dem System des Großhändlers übernommen werden. Dadurch hat die IT-Firma stets Zugriff auf tagesaktuelle Preise und sogar Lagerverfügbarkeiten. König ergänzt: "Wir haben eine schöne, durchgängige Funktion realisiert und können sogar mit unserem Lieferanten zusammenarbeiten, etwa bei Streckengeschäften." Dabei wird eine Bestellung im System des Händlers angelegt, der die Ware direkt an den Kunden liefert.

Am besten gefällt König das einfache Zusammenspiel aller Prozesse: "Ich kann beispielsweise eine Kundendatei auswählen und Belege oder Aktivitäten damit verknüpfen. So bekomme ich täglich eine Liste, was ich zu erledigen habe. Auf diese Weise habe ich eine komplette Integration zwischen Customer Relationship Management und allen anderen Funktionen."

Ebenso gut angekommen ist die Möglichkeit, mit SAP Business One unkompliziert Bilanzvergleiche und Berichte zu erstellen. "Wir haben auf Knopfdruck einen Status und können sehen, wo wir stehen", freut sich König. "Ich kann über den Abfrageassistenten etwa tagesaktuell die Lieferaußenstände eines Kunden abrufen, in den Belegen gleich die Liefertermine ändern und dem Kunden eine Liste zuschicken, wann er seine Geräte bekommt." Das sei mit Sage nicht möglich gewesen. Auch ein effizientes Mahnwesen habe man dank SAP Business One verwirklichen können.

Aus einer Hand

König ist zufrieden, dass sich mit der SAP-Mittelstandslösung alle Prozesse gut abdecken lassen. Weitere Bereiche wie Customer Relationship Management werden häppchenweise eingebunden, so dass die GCC letzlich außer dem Lotus-Notes-Mailprogamm keine weitere Software einzusetzen braucht. "Für uns war die Umstellung unserer IT auf SAP Busines One auch eine strategische Ausrichtung. Das große Ziel ist die Integration aller Prozesse, Anwendungen und Mitarbeiter, etwa der Vertriebsleute."

So steht die Blackberry-Anbindung für den Vertrieb ganz oben auf der Agenda. Die Vertriebsleute können künftig per Handheld Umsatzdaten abrufen, unterwegs ihre Aktivitäten erfassen und beim Kunden sogar Angebote abgeben.

Da das Unternehmen selbst über IT-Know-how verfügt, sollte sich das System außerdem nach einer Einweisungszeit selbst pflegen lassen, etwa um Parameter zu ändern oder neue Felder anzulegen. So betreibt die GCC ein starkes Leasinggeschäft, für das zusätzliche Eingabefelder wie der Leasingfaktor für Angebote benötigt wurden. "Das Anlegen neuer Felder ist sehr einfach und komfortabel, auch wenn man kein Programmierer ist", bewertet König die Funktionalität. Ein anderes Beispiel sind Zusatzfelder für den Verkauf von IBM-Servern, denen Konfigurationen beigefügt werden müssen. Alle Daten werden automatisch in die Bestellung übernommen und an den Großhändler weitergeleitet. Auf diese Weise erhält die GCC eine durchgängige Prozesskette.

Sehr zufrieden ist König mit dem Implementierungspartner Uniorg: "Die Berater haben sich um alles gekümmert und hatten stets eine Lösung parat. Uniorg hat die Anforderungen des Mittelstands verstanden und verfügt über das notwendige Branchen-Know-how", urteilt der Geschäftsführer.

Ein Highlight hebt König bei der Aufzählung der Mehrwerte besonders hervor: Da die GCC viele IBM-Produkte wie Server vertreibt, spielte die Einbindung der IBM-Systeme in den Ein- und Verkauf eine große Rolle, und hier insbesondere ?Iconfig?, ein Variantenkonfigurator von IBM für Großsysteme. Mit der Unterstützung durch Uniorg realisierte GCC die Integration verschiedener Kalkuationsarten, was die Angebotserstellung sehr erleichtert.

Neue Software, neue Prozesse

Die Anwender mussten sich zunächst an das neue System gewöhnen. Um das Umlernen zu beschleunigen, schulte man einige Anwender, so genannte Key User, die ihr Wissen an die Kollegen weitergaben. Vertriebsassistentin Sundemann sieht nach vier Monaten Eingewöhnungszeit deutliche Erleichterungen bei der täglichen Arbeit: "Ich brauche nun nicht mehr jeden Artikel neu anzulegen", berichtet die Sachbearbeiterin. Auch Angebote und Auswertungen ließen sich nun viel schneller erstellen. Außerdem kann Sundemann nun bei Auswertungen den Bruttoumsatz jedes Vertriebsmitarbeiters einsehen und so zum Beispiel feststellen, wie hoch die Marge ist. Da sich nun Kunde- und Geschäftspartnerdaten mit Belegen und Aufgaben verknüpfen lassen, hat jeder Mitarbeiter stets alle Informationen zur Hand, auch wenn der Kollege, der den Vorgang bearbeitet hat, krank oder im Urlaub ist.

Auch neue Funktionen und Prozesse sind dazugekommen. Per Workflow lässt sich nun regeln, welche Berechtigungen die Mitarbeiter haben, zum Beispiel, bis zu welchem Betrag Artikel ohne Genehmigung bestellt werden dürfen oder welche Rabatte zu gewähren sind.

Besonders wichtig ist König, dass sich der Kundenservice dank SAP Business One verbessert hat. So kann die GCC dem Kunden bei einem defekten Gerät genau sagen, ob noch eine Garantie besteht, und weitere Schritte beim Hersteller veranlassen. "Das ist ein Mehrwert, der die Arbeit im Tagesgeschäft erleichtert und gleichzeitig die Kundenbindung erhöht", erklärt König. "Der Knackpunkt war für uns, die Qualität der Angebote und der Aufträge zu erhöhen, denn unser Ziel ist, dem Kundenwunsch zu entsprechen." Deshalb richtet die GCC auch einen Onlineshop ein, über den die Kunden künftig direkt bestellen können. Zur Erleichterung des Versands ist eine Anbindung an den Paketdienst DHL geplant.

Der Geschäftsführer der GCC kommt zu einem durchweg positiven Resümee: "Die Einführung von SAP Business One war ein Musterprojekt, wie man es sich vorstellt. Ich würde mich immer wieder für das Produkt entscheiden." Und mit dem Release 2004 sei die Lösung absolut mittelstandsgerecht, so König weiter: "Das System wächst mit unseren Anforderungen mit. Außerdem gibt uns die Partnerschaftt mit SAP eine gewisse Investitionssicherheit. Dies alles hilft uns auf dem Weg zu unserem Ziel schneller, besser und effizienter zu werden."

german computer company gmbh

Die GCC German Computer Company ist ein europaweit agierendes Unternehmen mit Hauptsitz in Hameln und Niederlassungen in Hannover und Bielefeld. Das Ziel der GCC ist die ganzheitliche Betreuung mittelständischer Unternehmen in Sachen IT - von der Verkabelung über PCs bis hin zur SAP-Lösung.

Als Partner übernimmt die GCC die gesamte Projektverantwortung ganzheitlicher IT-Lösungen. Das Unternehmen übergibt schlüsselfertige Installationen, vom Netzwerk über Software bis zur Hardwarelieferung und Installation.

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