Kleine und mittlere Unternehmen müssen ihre Daten schützen (Ruhrwirtschaft)

Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen wird der Datenschutz häufig vernachlässigt. Welche Verpflichtungen sich aber aus dem Bundesdatenschutzgesetz ergeben, ist nur wenigen bekannt.

"Compliance (Regelüberwachung) und Datenschutz-Management sind Themen, die im unternehmerischen Alltag an Bedeutung gewinnen", sagt Detlef Bartel vom Dortmunder IT Dienstleister UNIORG Compliance. Aber für welche Unternehmen ist Datenschutz überhaupt relevant? Und welche Daten sind betroffen? Gemeint sind nicht technische Konstruktionsdaten oder chemische Formeln, die das Know-how eines Unternehmens wiederspiegeln. Im Bundesdatenschutzgesetz geht es um Menschen und personenbezogene Daten. Die Daten juristischer Personen wie Unternehmen sind dagegen nicht betroffen. Eine Ausnahme ist die Einzelunternehmung, falls sie aus nur einer Person besteht.

Fast alle Abteilungen einer Firma kommen mit personenbezogenen Daten in Berührung: Die Personalabteilung (Mitarbeiterdaten), die Telefonzentrale (Name und Telefonnummer), Vertrieb, Support (Kundendaten, Adressen, Bonität, Umsatz), Marketing (Interessenten-Daten), Produktion (Lieferanten- und Kundendaten) und der Empfang (Namen, Datum, Uhrzeit). Gesetzliche Grundlage ist das Bundesdatenschutzgesetz. Die Aufsichtsbehörde in NRW ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Dieser darf selbstständig auch ohne konkreten Anhaltspunkt Unternehmen kontrollieren. Der Aufwand für die Einhaltung der gesetzlichen Auflagen kann je nach Unternehmensgröße sehr unterschiedlich sein. In einem Unternehmen mit mehr als neun Angestellten, die mit Personen-Daten in Berührung kommen, muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Dieser kann ein eigener Mitarbeiter sein. Oder dessen Aufgaben werden an einen externen Dienstleiter übertragen.

Datenschutz als relativ neuer juristischer Regelungsbereich wird häufig in der Hektik des Tagesgeschäfts unbeabsichtigt vernachlässigt. Wenn die Anforderungen aber nicht eingehalten werden, sind Geldbußen bis zu 300.000 Euro pro Vorfall möglich. Flankiert werden diese Ordnungswidrigkeiten häufig von Verstößen gegen das Strafgesetzbuch, beispielsweise § 203 StGB, Verletzung von Privatgeheimnissen. Dazu muss es nicht kommen, wenn das Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten einbezieht und sich so vor Strafverfolgungs-, Reputations- und Investitions-Risiken bewahrt.

Ein geeignetes Datenschutz-Management bewahrt aber nicht nur vor den Risiken, sondern stellt gleichzeitig eine Chance für das Unternehmen dar, insbesondere im internationalen Wettbewerb. Datenschutz-Management ist als Bestandteil des Risiko-Managements im Sarbanes Oxley Act (SOX) enthalten und des Weiteren in den Anforderungen der Artikel-29-Arbeitsgruppe zur nachhaltigen Implementierung von Binding Corporate Rules (BCR) definiert. Das Datenschutz Management besteht in der Regel aus einer geeigneten Datenschutzorganisation, die ein entsprechendes Regelwerk formuliert, implementiert und kontrolliert. Daher ist es wichtig, dass der Datenschutzbeauftragte eine direkte Berichtslinie (im Sinne einer Stabsstelle) zur Geschäftsleitung hat, proaktiv über erkannte Risiken und deren Gefahrenpotential informiert und Lösungsvorschläge einbringt.

Wird der Datenschutz richtig umgesetzt, führt dies zu einer besseren Transparenz innerhalb des Unternehmens. Eine festgelegte Organisation schafft die Grundlage für eine rasche und effiziente Reaktion des Datenschutzbeauftragten im Krisenfall. Auch stellt die Einhaltung nationalen Rechts sicher, dass die EU-Datenschutzrichtlinie nicht verletzt wird. Auf Basis eines funktionierenden Datenschutz-Managements werden auf diese Weise Risiken vermieden und Werte generiert, zum Wettbewerbsvorteil für ein Unternehmen.

Weitere Informationen: UNIORG Compliance GmbH, Detlef Bartel, Datenschutzbeauftragter

Ansprechpartner

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