Intranet - mehr als nur "Websites für innen"

Warum nicht die Web-Technologie nutzen, um mit möglichst wenig Aufwand möglichst vielen Mitarbeitern Zugang zu den Daten zu verschaffen

Über Sinn und Unsinn von Websites wird schon lange nicht mehr gestritten, und jedes leidlich überregional tätige Unternehmen ist in irgendeiner Form im Internet vertreten. Vom echten "eBusiness" -der spürbaren Unterstützung der Geschäftsprozesse - sind viele dabei jedoch noch Lichtjahre entfernt.
Schneller, einfacher und oft auch preiswerter lassen sich betriebswirtschaftliche Vorteile mit derselben Technologie im Intranet erzielen. Dazu muss ein Intranet jedoch mehr als nur den Kantinenplan und eine Telefonliste enthalten, um wirklich Mehrwert zu bieten. Im folgenden sollen ein paar Aspekte eines Intranetprojekts beleuchtet werden.
Die Idee eines Intranets ist es, mithilfe der allgegenwärtigen Technologie "Web" - allgegenwärtig deshalb, weil kein Arbeitsplatz heute ernstzunehmend ohne Browser und TCP/IP-Protokoll auskommt - Mitarbeitern den geordneten und systematisierten Zugang zu Informationen zu verschaffen. Dabei sind "Ordnung" und "System" ganz wichtige Vokabeln in diesem Zusammenhang, denn Unordnung und eine fehlende Systematik führen einerseits zum gefürchteten "Information Overkill", und die Mitarbeiter sehen den Wald vor lauter Bäumen nicht, zudem geraten dann schnell Datensicherheitsaspekte unter die Räder und Informationen geraten vielleicht in die falschen Hände.
Vor der Technologiefrage oder gar der Layoutfrage steht also eine Analyse der vorhandenen Informationen, ihrer Datenquellen und ihrer Zielgruppen: welche Informationen aus welchen Systemen müssen welchen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, oder, andersherum aufgezäumt, welche Mitarbeiter benötigen welche Informationen für ihre tägliche Arbeit, und wo werden diese Daten üblicherweise verwaltet?
Stellen Sie erstmal ohne Rücksicht auf Technologien eine Matrix auf mit allen "Daten / Datenquelle / Zielgruppe"-Beziehungen, die Sie im Unternehmen ausmachen können. Gestalten Sie diese Liste umfangreich, und berücksichtigen Sie neben dem Alltag auch Ausnahmen wie Urlaubsvertretung, plötzliche Krankheit etc. und vor allen Dingen den status quo: es wirft Sie und Ihr Intranet in der Akzeptanz um Meilen zurück, wenn ein Mitarbeiter plötzlich Informationen nicht mehr erhalten kann, die zwar in seiner ursprünglichen täglichen Arbeit keine Rolle spielen, die er aber - warum auch immer - immer mal wieder verwendet hat: "Früher konnte ich Dir noch helfen, aber seit dem neuen Intranet ... sorry!" ist definitiv ein konzeptionelles Eigentor.
Sortieren Sie nun diese Liste nach Prioritäten. So ist es für das Überleben des Unternehmens von untergeordneter Bedeutung, ob alle Mitarbeiter Zugang zum Kantinenplan haben, ein Vertriebsmitarbeiter sollte hingegen schon umfassend auf die Daten der von ihm betreuten Kunden zurückgreifen können.
Jetzt ist es an der Zeit, sich über Technik Gedanken zu machen. Versuchen Sie, den einzelnen Beziehungen für die Verbindung von der Datenquelle bis zur anwendergerechten Präsentation beim Mitarbeiter Aufwände zuzuordnen. Das wären bei SAP-Daten, die ein mobiler Anwender auf seinem Palm Pilot unterwegs via GSM sehen können soll, sicherlich massiv höhere Aufwände als für einen Mitarbeiter, der die Telefonnummern von Kunden aus der Notes Datenbank an seinem Notes Client im Büro verfügbar haben soll. Im einfachsten Fall sind Sie also von Ihrem Intranet nur noch einen Tag Benutzerrechte pflegen und den Begriff "Intranet" definieren entfernt: dann nämlich, wenn alle Mitarbeiter an ihren Arbeitsplätzen via Notes Client auf Notes Datenbanken zugreifen. Zugegebenermaßen nicht spektakulär, aber inhaltlich identisch mit einem Hochglanzintranet, und betriebswirtschaftlich ganz nebenbei ein wenig preiswerter.
Aber diese Situation ist graue Theorie: unterschiedliche Datenquellen auf unterschiedlichsten Systemen konkurrieren miteinander, der einzelne Mitarbeiter benötigt Informationen aus mehreren autarken Systemen gleichzeitig, und eine einheitliche Rechtestruktur ist auch mehr Wunschdenken als Realität.
Und an dieser Stelle reift dann endlich die Idee des Intranets in der ursprünglichen Bedeutung: warum nicht die Web-Technologie nutzen, um mit möglichst wenig Aufwand möglichst vielen Mitarbeitern Zugang zu den Daten zu verschaffen?
"Möglichst wenig Aufwand" ist dabei ein dehnbarer Begriff. Es ist schon mit einer Menge Arbeit verbunden, mehrere Systeme unter einen Hut zu bringen. Gerade zum Thema Webtechnologien gibt es jedoch viele unterschiedliche Ansätze und viel Erfahrung, so dass insbesondere die teuren Aspekte "Lehrgeld" und "Individualprogrammierung" auf ein Minimum reduziert werden können.
Aber zur Praxis: die Web-Technologie bietet sich an, weil sie an den meisten Arbeitsplätzen und auch für unterschiedlichste Endgeräte inklusive PDAs, Mobiltelefone etc. bereits verfügbar ist. Außerdem können die meisten auch technisch noch so unbedarften Mitarbeiter mittlerweile weitgehend unfallfrei einen Browser bedienen, und die grafischen Möglichkeiten bergen zudem die Chance, ergonomische Benutzeroberflächen zu gestalten. Offline-Nutzer bleiben ein bisschen außen vor, hier ist nativ Lotus Domino das Mittel der Wahl.
Das Ziel der Daten ist somit definiert - eine HTML-Seite soll's werden. Auf Seiten der Quelle bleiben jetzt zwei Möglichkeiten. Zum einen können wir jede Datenquelle separat webfähig machen. Für annähernd jedes System gibt es hier Lösungsansätze, und immer ist das Ergebnis eine weitgehend händisch programmierte Webseite, die man ein bisschen dem Corporate Design anpassen kann. Layoutveränderungen und zentrale Benutzerrechte ziehen spurlos an diesem Ansatz vorüber, und Elemente wie beispielsweise eine Volltextsuche über diese Quellen gestalten sich ausgesprochen schwierig.

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