Datenströme aus fremden IT-Landschaften

Uniorg realisiert bei Denon/Marantz einen Webshop, der komplett ins ERP-System eingebunden ist.

(rok) Ein neuer Webshop fuer die Elektronikhersteller Denon/Marantz soll die Ersatzteildistribution vereinfachen und den Aussendienst anbinden. Basis dafür ist ein externer Transaktionsservice (ETS), durch den ein Datentausch zwischen SAP-System und SAP-fremder Software möglich wird.

Als Herzstück dient ein ETS-Server, der vollständig in das SAP-System integriert ist. Mit der auf Internettechnik basierenden Lösung können Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten per E-Mail oder Internet mit dem SAPSystem kommunizieren. Versendete Datenströme werden direkt ins SAP gebucht und Transaktionsmeldungen gleich an den Versender zurückgeschickt - ohne dass dieser die firmeninterne IT-Landschaft kennen muss.Die ETS-Lösung besteht aus frei wählbaren Modulen sowie standardisierten Branchenlösungen und ist grundsätzlich von allen denkbaren Industrie- und Handelsunternehmen, oeffentlichen Verwaltungen und kommunalen Versorgungsdienstleistern einsetzbar.

Durch den modularen Aufbau ist eine Applikationsvielfalt garantiert, die fast keine Restriktionen hinsichtlich ihrer Einsatzfähigkeit zulaesst, egal ob es sich um die Beschaffung von Nicht-Lager-Materialien, die Mobilisierung des Aussendienstes oder die Realisierung eines Webshops handelt.

Der ETS-Shop selbst ist auf Grund der flexiblen Schnittstellengestaltung vielseitig nutzbar. Als Basis sind beliebige Stammdaten wie Produkte, Teile, Rohstoffe oder Nicht-Lager-Artikel denkbar. Gleichzeitig lassen sich die Shopaktivitäten als beliebiger Auftrag oder Bestellung bei einem Lieferanten erzeugen. Fuer den potenziellen Anwender ergeben sich damit verschiedene Szenarien:

  • die Ersatzteildistribution an Niederlassungen, Fachhändler, Serviceaussendienst
  • der Zubehörverkauf an Reseller oder Endkunden
  • die Bestellabwicklung mit den eigenen Kunden
  • der Materialeinkauf bei den eigenen Lieferanten
  • der firmeninterne Vertrieb von Büromaterialien
  • die Werbemittelverteilung an Aussendienst und indirekten Vertrieb.

Die beiden Hersteller von Unterhaltungselektronik Denon und Marantz mit insgesamt 160 Mitarbeitern in Europa entschieden sich fuer die Investition in einen neuen Webshop auf Grund der R/3-Umstellung. Seit kurzem unterstützen sie nun mit dem vollständig in die SAP-Landschaft integrierten Onlinegeschäft ihre europaweite Ersatzteildistribution. Uniorg, Dortmund, realisierte den kennwortgeschützten Webshop, der mittlerweile allen 150 Vertragswerkstätten und Distributoren zur Verfuegung steht. Als notwendige Voraussetzungen fuer die neue Lösung zählten ausser den klassischen Shopfunktionen und der einfachen Handhabung, dass alle Stammdaten im SAP aktualisierbar sind und automatisch zu weniger belasteten Zeiten ueber E-Mail mit der Shop-Datenbank synchronisiert werden koennen. Ausserdem sollten den Vertragspartnern anhand der Alternativstuecklisten im SAP andere Moeglichkeiten angeboten werden, sobald angeforderte Ersatzteile nicht vorrätig sind. "Bestellauftraege sollten im ERPSystem ohne Eingreifen eines Vertriebssachbearbeiters erzeugt werden, und zwar unter Berücksichtigung von kundenspezifischen Einkaufspreisen und tagesaktuellen Lagerbeständen", fasst Denon-IT-Leiter Frank Lenzkes die Vorgaben zusammen. "Allerdings haben wir die integrierte Preisfindungskomponente, die individuelle Kundenpreise ohne Verzögerung im SAP ermittelt, nicht benoetigt, da unsere Preise nur unerheblichen Änderungen unterliegen. Wesentlich war für uns, dass trotz Umsatzverdoppelung bei den Mitarbeitern keine höheren administrativen Kosten entstehen." Im Gegenteil: Das neue System sollte sie bei der Auftragseingabe so entlasten, dass sie mehr Zeit fuer den direkten Kundenkontakt haben.

Nach der sorgfältigen Pruefung von anfangs vier Lösungen blieben zwei Alternativen übrig, die die Kriterien erfüllten: eine, komplett aus SAP Komponenten auf der Grundlage von Internet Sales R/3 bestehend und der ETS-Shop von Uniorg, der im Rechenzentrum der Uniorg-Gruppe betrieben wird. Die Elektronikhersteller rechnen mit einem Return on investment von drei Jahren.

Die erfolgten Bestellungen werden nun automatisch in der Datenbank angelegt, ob der Anwender die Produktsuche verwendet, eine Artikelnummer eingibt oder eine Excel-Tabelle uebertraegt. Sie werden gleich nach Anlage an den ETS-Server übermittelt, der die Auftraege im R/3 verbucht. Bei Erfolg sendet das System per E-Mail eine Auftragsbestätigung an den Auftraggeber. Funktioniert die Anlage nicht, werden die verbuchten Bestellungen nochmals verschickt. Kommt es zu mehrmaligen Fehlversuchen, erhalten die zuständigen Sachbearbeiter eine Information.

Ein weiterer Vorteil des ETS-Shops besteht in der Ordertracking-Funktion, die dann sinnvoll zum Einsatz kommt, wenn die Vertragswerkstatt länger als geplant auf die bestellte Ware warten muss. Unter Angabe der Auftragsnummer prüft der Shop im SAP den Bestellstatus und gibt an, wann die Sendung dem Spediteur übergeben wurde. Künftig lässt sich auch eine Schnittstelle zu den meisten Paketdiensten integrieren, die das Ordertracking auch systemübergreifend anbietet. Es besteht zudem die Möglichkeit, weitere ETS-Komponenten einzubinden. ETS-Mobile sollen künftig die Kommunikation zwischen Service-Innen- und Aussendienst vereinfachen. Mit einem mobilen Endgerät ist der Servicetechniker zu jeder Zeit und von jedem Ort in der Welt aus in der Lage, seine Daten von einer SAP-fremden Lösung ins SAP seines Unternehmens zu übertragen. Dort geschieht automatisch der Abgleich und die Dokumentation der Vorgänge, was den internen Mitarbeitern die aufwändige oder doppelte manuelle Bearbeitung erspart.

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