Migration auf SAP NetWeaver (IT-Business News)

Datenaustausch grenzenlos

Rundum

Veka realisiert mit Hilfe der Uniorg Gruppe die Erneuerung ihrer IT, die auf Basis der Plattform SAP Netweaver und der SAP Enterprise Service Architecture ergibt neue Möglichkeiten des Datenaustausches zwischen den Gesellschaften und eine Optimierung des weltweiten Berichtswesens.

"Unsere IT soll rund um Funktionalität, Performance und Verfügbarkeit höchste Ansprüche erfüllen", lautete 2003 die Vorgabe von Thomas A. Sauerland, CIO der Veka Group. Die Gründung von Vertriebsgesellschaften und Produktionsstätten weltweit stellte den Hersteller von Kunststoffprofilen für Fenster, Türen, Rollläden und Kunststoffplatten vor neue Herausforderungen. So galt es, die historisch gewachsene und in Teilbereichen heterogene Systemlandschaft auf Basis einer gemeinsamen Plattform zu integrieren, um zum Beispiel Daten über Ländergrenzen hinweg austauschen zu können und so die Schaffung eines unternehmensweiten Berichtswesens zu ermöglichen. Es ging dabei nicht nur um eine Verbesserung auf funktionaler Ebene, sondern vielmehr um einen Innovationssprung für ein zukunfts- und wachstumsorientiertes Unternehmen. "Es sollte eine Lösung sein, die die Anforderungen unseres Business nicht nur erfüllt, sondern es in gewissem Sinne vorantreibt", so Sauerland.

Die Historie

Seit 1988 setzt Veka auf die Walldorfer Standard-Software; derzeit ist noch SAP R/3 Release 4.6c im Einsatz. Die Lizenzen für die nächste Generation mySAP ERP und diverse SAP-Lösungen sind bereits im Haus. Schon sehr früh entschieden sich die Westfalen gemeinsam mit den SAP-Spezialisten des Beratungspartners Uniorg als eines der ersten Unternehmen in einem SAP Ramp-Up-Projekt für die sukzessive Implementierung des SAP Netweaver Frameworks als Basis für den künftigen Aufbau einer kompletten serviceorientierten Softwarearchitektur ? von SAP als Enterprise Services Architecture bezeichnet.Um die gesetzten Ziele zu erreichen, wurde zunächst in mehreren Workshops die Relevanz der verschiedenen Netweaver-Lösungen für die Veka erarbeitet. Gemeinsam mit Uniorg entstand eine Roadmap mit den wichtigsten Eckpunkten für die Realisierung des ehrgeizigen Vorhabens. Zuerst begann Veka mit der Einführung von SAP Netweaver Business Intelligence, das inzwischen für das konzernweite Reporting und die Konsolidierung im Finanzbereich zur Verfügung steht. Damit ist zentral jederzeit der aktuelle Gesamtüberblick über den Geschäftsverlauf möglich ? auch bei sehr verzweigten Kunden.

Ideal für den Außendienst

Als zweite Komponente wurde SAP Netweaver Portal 6.0 installiert. Die verfügbaren Kernfunktionen wie das Rollenkonzept, das Single Sign-On (SSO) und die Personalisierung erlauben dessen Verwendung als überall erreichbares Frontend und zentrale Benutzeroberfläche. So lassen sich globale Informationen zentral erfassen und jederzeit abfragen; per Mausklick ist feststellbar, ob und wo eine bestimmte Produktvariante erhältlich ist.
Benötigte früher etwa ein Außendienstmitarbeiter Informationen über einen bestimmten Kunden, musste er sich die aus unterschiedlichen Applikationen beschaffen: Kundenblatt und -stammdaten aus SAP R/3, statistische Werte aus dem Business Information Warehouse und ergänzende Informationen wie Reklamationen aus dem Customer Relationship Management (CRM). Jetzt kann er sich in das Portal einwählen und hat die für ihn relevanten Daten auf einen Blick parat. Zudem sind eingepflegte Daten unterwegs dank SAP-Netweaver-Portal für alle autorisierten Anwender sofort zugänglich. Künftig sollen leitende Mitarbeiter dezidierte Management-Informationen aus unterschiedlichen SAP- und Fremdsystemen erhalten. Mit dem Vorteil, dass sie sich nicht mehr über den SAP GUI ? das grafische Benutzerinterface zur Kommunikation mit dem SAP-System ? an mehreren Systemen anmelden, sondern sich einmalig im Portal authentifizieren müssen. Das übernimmt dann die Authentifizierung gegenüber angebundenen Backend-Systemen selbstständig.

Zugriff per Blackberry

Um immer und überall Zugriff auf firmeninterne Daten und Informationen zu haben, erweiterte Veka das bisherige System um eine mobile Komponente. Die Anbindung der Blackberrys an das Data Warehouse des Business Intelligence ermöglicht den externen Zugang zu aktuellen Zahlen und die Einsicht in standardisierte Berichte über den Geschäftsverlauf. "Unsere Mitarbeiter", so Sauerland, "können beliebige vorgefertigte Geschäftsinformationen inklusive Grafiken vor Ort anschauen, ohne dabei auf das Notebook und dafür notwendige Anschlüsse, Fax- und Mail-Ausdrucke oder Kollegen im Unternehmen angewiesen zu sein. Es genügen ein Aufruf der entsprechenden Webseite und die Anmeldung im SAP-System."
Technisch ist die Abbildung aller im Business-Information-Warehouse verfügbaren Unternehmensdaten auf dem Blackberry möglich. Aufgrund der Push-Technologie kann eine Alarmmeldung auf dem Blackberry generiert werden, wenn zum Beispiel bestimmte Kennzahlen einen kritischen Wert erreichen. "Dennoch sollte man vorab die wirklich relevanten Informationen selektieren", rät Sauerland. Bei Veka geht es für diesen Zweck speziell um Kundenstammdaten, Umsatzzahlen von bestimmten Produkt- und Kundenbereichen, Daten zu Ländergruppen oder Statistiken zu einzelnen Artikeln und Artikelgruppen.
Künftig wird auch per Blackberry die Einwahl in das CRM möglich sein, so dass sämtliche Informationen, Wiedervorlagen oder die Historie zum Kunden abrufbar sind. Grundsätzlich funktioniert der Datenaustausch auch in umgekehrter Richtung, also vom Blackberry ins SAP-System, bei einer Auftragserfassung beispielsweise. Das heißt, extern werden die Kundenwünsche erfasst und losgeschickt. Und nach wenigen Sekunden landen sie automatisch im SAP und lassen sich sofort weiter bearbeiten.

Das Herzstück

Für Veka war ein wesentliches Kriterium bei der Entscheidung für SAP Netweaver Frameworks die Option, mit der integrierten Lösung SAP Netweaver Exchange Infrastructure Daten und Informationen über Unternehmensgrenzen hinweg auszutauschen und damit eine Vielzahl individueller Schnittstellen abzuschaffen. Fragt man Thomas A. Sauerland nach den Vorteilen von SAP Netweaver Exchange Infrastructure auf der Anwenderseite, verweist er auf das konzernweit einheitliche Monats-Reporting. Es betrifft neben den Finanzdaten auch die Zusammenführung von Kundenstamm-, Artikelstamm- und Kundenauftragsdaten. Ein großer Fortschritt, wenn man bedenkt, dass noch vor kurzem Mitarbeiter einzelner Veka-Gesellschaften die Finanzdaten zunächst aus ihren eigenen Systemen in ein Excel-File übertragen und bearbeitet haben, die dann in der Zentrale nochmals für das dortige System angepasst und eingepflegt werden mussten. So werden zum Beispiel schon heute die Daten einiger Landesgesellschaften mit Hilfe des dort eingesetzten SAP Business One über SAP Netweaver Exchange Infrastructure automatisch direkt in das SAP Netweaver Business Intelligence übertragen, wo sie auch ausgewertet werden.
Die Einführung der SAP Netweaver Exchange Infrastructure als Verbindung zwischen R/3 der größeren Produktionsstandorte und SAP Business One kleinerer Landesgesellschaften begann Ende vergangenen Jahres. Bis zu diesem Zeitpunkt war eine solche Datenintegration nicht möglich. Die für die Kommunikation zwischen den Systemen notwendigen Interfaces waren durch die klassische Peer-to-Peer-Technologie gekennzeichnet. Doch vorab erarbeiteten Veka und Uniorg gemeinsam eine Schnittstellenmatrix und bewerteten die einzelnen Schnittstellen nach ihrer Bedeutung, Komplexität und Technologie. Anhand dieser Matrix können nun schrittweise die betroffenen Schnittstellen integriert beziehungsweise ersetzt werden.

Schnittstelle zu Kunden

Die Veka wird im kommenden Jahr noch einen Schritt weiter gehen und seinen weltweit 1 500 Kunden die Möglichkeit bieten, mit Hilfe von SAP Business One und einer Branchenlösung für Fensterbauer direkt mit dem System von Veka Daten auszutauschen. Die Kunden können dann aus ihrer Materialwirtschaftssoftware heraus ihren Bedarf direkt und ohne Medienbrüche in das SAP-System der Veka übertragen. Auftragsübermittlung per Fax oder Telefon wird damit überflüssig. In der Konsequenz heißt das: wesentlich kürzere und schnellere Lieferprozesse sowie eine bessere Kommunikation.

Interview

IT-BUSINESS NEWS sprach mit Thomas A. Sauerland, CIO der Veka Group, über die Implementierung der SAP-Lösungen.

ITB: Warum haben Sie sich schon so früh für SAP Netweaver entschieden?
Sauerland: Durch aufwendige Datenbeschaffung und -bearbeitung liefen wir Gefahr, zu viele Ressourcen zu verschwenden. Deshalb suchten wir die IT aus einem Guss, die unsere globalen Anforderungen auch in Zukunft erfüllen kann. Uns war von Anfang an klar, dass Projekt und Ziele nicht innerhalb einiger Monate zu realisieren sind und wir als Early Adapter nicht risikofrei implementieren konnten. Aber für uns als jahrelangen SAP-Kunden gab es für eine Aufgabe dieser Größenordnunges keine Alternative. Aufgrund sorgfältiger Vorarbeiten und einer Roadmap konnten wir Reibungsverluste minimieren und Teilprojekte ohne Verzögerung abschließen.

ITB: Worauf sollten Unternehmen achten, die SAP Netweaver einsetzen wollen?
Sauerland: Wer sich für SAP Netweaver und die Enterprise Service Architecture entscheidet, ersetzt nicht einfach eine alte durch eine neue Lösung. Er wählt eigentlich eine neue "Philosophie", die Möglichkeiten bietet, die vorher nicht denkbar waren. Für ein solches Projekt benötigt man geeignete Kompetenzen im Unternehmen und die Bereitschaft von Mitarbeitern, sich auf neue Denkstrukturen einzulassen. Falls entscheidende Kompetenzen beim Beratungsunternehmen liegen, müssen Zeitpunkt und Umfang des Wissenstransfers ins Unternehmen klar sein. Ratsam ist die Wahl eines Partners, mit dem man gemeinsam festlegt, welche Visionen und Lösungen für das Unternehmen überhaupt sinnvoll sind. Man sollte auf einen big Bang verzichten und sukzessive einzelne Komponenten und Lösungen realisieren. Das bedeutet eine größere Planungssicherheit bei gleichzeitig kleinerem Risiko.

ITB: Können Sie noch etwas zu den Projektkosten sagen?
Sauerland: Unser Vorhaben hatte nicht das Ziel zu rationalisieren, sondern uns vielmehr im internationalen Wettbewerb die besseren Chancen zu garantieren. Natürlich sind kalkulierbare Kosten für Software-Lizenzen, neue Hardware und Implementierung entstanden. Der größte Aufwand jedoch entstand vor allem in der Auseinandersetzung mit der neuen Technologie und dem damit verbundenen Lernprozess und ist im einzelnen kaum quantifizierbar. Gleiches gilt für den Nutzen. Wie soll man den Nutzen beziffern, den ein Mitarbeiter dadurch hat, indem er vor Ort beim Kunden auf aktuelle Unternehmensdaten zugreifen kann? Eine wie auch immer zu kalkulierende Gegenüberstellung von Aufwand und Nutzen hätte für dieses Projekt allenfalls akademischen Charakter.

Lösung

SAP Netweaver als Integrationsplattform mit den Lösungen:

  • SAP Netweaver Business Intelligence (BI)
  • SAP Netweaver Enterprise Portal (EP)
  • SAP Netweaver Exchange Infrastructure (XI)

Zeitgleich dazu Ergänzung der Systemlandschaft durch:

  • SAP Business One
  • mySAP CRM (Kundensegmentierung)
  • Einführung mobiler Lösungen auf Basis von Blackberry

Künftige Projekte:

  • Integration Landesgesellschaft Brasilien
  • Einführung mySAP CRM Russland
  • Einführung mySAP ERP

Nutzen:

  • weltweit einheitliche Kunden-, Artikel- und Finanzdaten
  • vereinfachtes Reporting
  • zentrale Informationsplattform für globalen Zugriff
  • Gesamtüberblick über Geschäftsbeziehungen
  • Auftragserfassung im Außendienst

Ansprechpartner

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