Warum ein neues ERP-System nur die halbe Miete ist
„So wie die Prozesse aktuell im Unternehmen laufen, kann es nicht weitergehen. Der organisatorische Aufwand ist in den letzten Jahren derart gestiegen, das Tagesgeschäft ist kaum noch zu bewältigen. Wir müssen etwas tun!“
Aussagen dieser Art hört man immer wieder. Oftmals aus gestandenen Unternehmen, die schon viele Jahre im Geschäft sind. Wie heißt es so schön: Die Zeiten haben sich verändert. Schauen wir beispielsweise in den Handel. Durch das ständig steigende Onlinegeschäft ist die Anzahl der täglich zu verarbeitenden Lieferungen deutlich gestiegen. Gerade im Endkundengeschäft damit verbunden auch die Anzahl der Retouren. Die Retourenabteilung eines Unternehmens hat heute einen völlig anderen Stellenwert als noch vor einigen Jahren. Bei gleichbleibenden Prozessen ist das Geschäft so nicht mehr zu bewältigen. Dies nur als Beispiel.
Viele Unternehmer haben die Probleme erkannt und richtigerweise den Startschuss mit der Einführung einer neuen und modernen ERP-Lösung gegeben. Die neue Software „wird´s schon richten“. Dass bei so einem Projekt nicht nur das richtige Produkt, sondern auch die Kompetenzen des durchführenden Partners entscheidend sind, ist heutzutage bekannt. Es ist auch bekannt, dass eine vernünftige Anforderungsanalyse, die Erstellung eines Business Blueprints und natürlich auch das Projektmanagement enorm wichtig sind. All diese Themen wurden bereits in vielen Beiträgen beschrieben und sollen nicht Inhalt dieses Artikels sein. Doch warum kommt es dann nicht immer zum Erfolg, wenn man doch vermeintlich die richtige Entscheidung getroffen hat? Warum läuft nach dem Projekt nicht alles viel besser?
„Wir müssten doch jetzt viel mehr Zeit haben? War der ganze Aufwand umsonst?“
Wenn solche Fragen aufkommen, werden Projekte schnell als gescheitert bezeichnet. Und wie so oft, verbreiten sich Neuigkeiten dieser Art sehr schnell. So manch ein/e Unternehmer/in scheut daraufhin den großen Aufwand aus Angst, dass es am Ende nur Geld verschlingt und wenig bringt. Und nun?
Betrachten wir zur Verdeutlichung des Problems eine Analogie: Was passiert, wenn Sie in einem PKW mit 75 PS einen neuen Motor mit 200 PS einbauen? Wenn Ihnen nicht schon beim Gas geben die Antriebswelle um die Ohren fliegt, dann fahren Sie den Wagen spätestens bei der ersten Vollbremsung sprichwörtlich gegen die Wand. Sie können also nicht nur das ERP-System als Kern Ihres Unternehmens ersetzen und alles andere beim Alten belassen. Das Wort GANZHEITLICH bekommt dabei einen völlig neuen Stellenwert – der Markt hat sich verändert.
Wir brauchen heute nicht mehr nur ganzheitliche ERP-Systeme. Wir brauchen eine ganzheitliche Veränderung des Unternehmens.
Dazu gehört auch die Art und Weise der Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrer Firma. Und zwar über alle Abteilungen und Themenbereiche hinweg. Schauen wir uns zur Verdeutlichung ein weiteres Beispiel an. Ein Mitarbeiter, der schon seit 10 Jahren jeden Morgen im Büro seine E-Mails checkt, braucht heute für diese Aufgabe deutlich länger als früher. Auf alle Arbeitsplätze im Unternehmen hochgerechnet, ist das sehr viel Zeit. Und betrachtet man die vielen E-Mails im Posteingang genauer, dann kommt ein Großteil von den eigenen Kollegen/innen. Wiederum ein Teil davon sind womöglich Erinnerungsmails aufgrund der noch fehlenden Antwort. Das ergibt noch einmal sehr viel Zeit. Es gibt heute so viel zu klären und so viele Informationen, die verteilt werden müssen. Aber ist eine E-Mail das richtige Instrument für die Aufgabenverwaltung oder die interne Verteilung von Informationen? Wie sollen die Mitarbeiter den Fokus für die wirklich wichtigen Dinge behalten, wenn der Posteingang permanent überquillt?
Gerade in gestanden Unternehmen hat sich die Arbeitsweise außerhalb der ERP-Systeme in den letzten Jahren kaum geändert. Die Möglichkeiten hingegen schon. In vielen ERP-Projekten werden solche neue Denkweisen noch nicht oder nur zu wenig berücksichtigt. Aber genau hier liegt der Schlüssel zum Erfolg!
Start-ups bzw. junge Unternehmen sind hier klar im Vorteil. Sie haben keine „alten Verhaltensweisen“, die es abzulegen gilt.
Sie starten quasi auf der grünen Wiese und setzen dabei auf neue Methoden und Lösungen. Die jungen Generationen sind digital aufgewachsen und bringen ein neues Verständnis für Produktivität und Sinnhaftigkeit mit. Und Sie orientieren sich an den erfolgreichen Namen des Silicon Valleys. Das ist auch der Grund, warum sich manch junges Unternehmen in verhältnismäßig kurzer Zeit zum High Performer mit mehreren hundert Mitarbeitern entwickeln konnte.
Die Vision klar vor Augen, der Fokus auf die Ziele, Agilität in der Umsetzung und Transparenz in der Bewertung.
Diese Punkte stehen dabei an erster Stelle. Klar ist auch das ERP-System wichtig. Am Ende ist es aber nur ein Teil des Puzzles und nicht die Lösung aller Probleme. Vielleicht denken Sie jetzt :“Okay und das mache ich jetzt mit dieser Erkenntnis?“ Wir freuen uns, wenn Sie sich mit der Einführung einer neuen ERP-Lösung beschäftigen und wir sind bei diesem Projekt gerne dabei.
Lassen Sie uns dabei aber auch über das große Ganze sprechen!
Investieren Sie nicht nur in offensichtliche Dinge wie bessere Maschinen oder die neue ERP-Software. Investieren Sie auch in die Personen. Und dabei nicht nur in branchenbezogenes Wissen, sondern auch in die Art und Weise der Zusammenarbeit, Teambuilding, Selbstmanagement und Stressbewältigung. Selbst im Bereich der Unternehmensführung lernt man nie aus (Stichwort Arbeit 4.0). Wenn Sie im eigenen Haus nicht genügend Ideen und Lösungsansätze für diese Themen hervorbringen können, dann lassen Sie sich Tipps von uns geben oder nutzen Sie externe Berater/innen. Mit alten Weisheiten (bspw. Eisenhauer Matrix), neuen Methoden (bspw. SCRUM) und modernen Tools (bspw. SAP RUUM) können Sie einen völlig neuen Grad an Produktivität erreichen. Natürlich mit SAP Business One als Ihre Unternehmensbasis. ?
