IT in Zeiten von digitaler Transformation und SAP S/4HANA
Die Digitalisierung ist ohnehin schon seit Jahren das bestimmende Thema. Nun hat die Corona-Krise den Handlungsdruck auf die Unternehmen noch einmal erhöht. Für sie gilt es, mithilfe von innovativen Technologien ihre Prozesse noch effektiver, effizienter und flexibler zu gestalten, Produkte und Services mit digitalen Komponenten zu entwickeln und Geschäftsmodelle für die Zukunft zu kreieren.
Gleichzeitig müssen sie den neuen Anforderungen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nachkommen – an New Work führt kein Weg vorbei. Damit all das klappt, ist eine ganzheitliche und langfristige Strategie erforderlich, die nicht nur die in immer kürzeren Zyklen verfügbaren digitalen Technologien im Blick hat, sondern auch sämtliche organisatorische und prozessuale Aspekte umfasst.
Ein zentraler Schritt ist dabei für viele Unternehmen die Einführung von SAP S/4HANA.
Bis 2027 sollten sie den Umstieg auf die neue Echtzeit-ERP-Suite abgeschlossen haben. Zumindest hat SAP für diesen Zeitpunkt das Ende der Wartung von SAP ECC 6.0 angekündigt. Tatsächlich lohnt sich der Wechsel auch: SAP S/4HANA verspricht neben einer höheren Verarbeitungsgeschwindigkeit vor allem mehr Flexibilität und eine bessere User Experience. Damit etablieren Unternehmen – um es mit den Worten von SAP zu sagen – einen Digital Core.
Gute Vorbereitung senkt Aufwand
Insofern ist der Umstieg auf SAP S/4HANA weit mehr als nur ein technischer Releasewechsel. Er ist die Chance, bestehende Prozesse grundlegend zu hinterfragen, neu zu designen und vollständig zu digitalisieren. Für die Unternehmen ergeben sich daraus etliche Notwendigkeiten, die im Migrationsprojekt berücksichtigt und entlang einer individuellen Roadmap sukzessive abgearbeitet werden sollten. Die Studie „Mit S/4HANA in die digitale Zukunft“ des Marktforschungsunternehmens Lünendonk von 2019 zeigt allerdings, dass bislang lediglich ein Drittel der Unternehmen über eine solche umsetzbare Roadmap verfügt, der Mehrheit fehlen Know-how, Kapazitäten und Referenzen.
Wie hoch der Aufwand letztendlich ist, hängt auch davon ab, wie gut das Projekt vorbereitet wurde. Ein Beispiel ist der Umgang mit den vielen Eigenentwicklungen im bestehenden SAP-System. Viele von ihnen werden kaum noch genutzt, andere lassen sich durch Funktionen von SAP S/4HANA ersetzen. Eine gründliche Evaluierung der vorhandenen Software vor dem Umstieg, kann den Workload deutlich verringern – und sorgt außerdem für eine schlankere Systemlandschaft.
IT-Abteilungen unter Druck: Routinejobs und strategische Aufgaben
Das alles hat erhebliche Auswirkungen auf die IT-Abteilungen. Zum einen ändert sich ihre Rolle zunehmend: In der Vergangenheit wurde die IT meist lediglich als interner Dienstleister wahrgenommen, der die Fachbereiche optimal unterstützen und sich um die Systeme kümmern sollte. Im Zuge des digitalen Wandels wird die IT zu einem Treiber für Innovationen, zum Bindeglied zwischen Business und Technologie und so zum strategischen Partner der Geschäftsführung. Zum anderen bringt das eine rasant steigende Arbeitslast mit sich – denn auch wenn neue Aufgaben hinzukommen, müssen die alten Jobs auch zukünftig erledigt werden.
Auf diese Situation können Unternehmen prinzipiell auf zwei Weisen reagieren:
- Sie können neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einstellen.
- Sie können die Anwendungsunterstützung an einen externen Dienstleister outsourcen.
Aus verschiedenen Gründen ist die erste Möglichkeit nur eingeschränkt realisierbar und sinnvoll: Nach wie vor ist das Angebot an IT-Fachkräften überschaubar, während die Nachfrage rasch steigt. Das wirkt sich natürlich auf die Kosten aus. Je spezifischer die benötigten Fähigkeiten sind, desto drastischer ist das. Außerdem fehlt der eigenen IT-Mannschaft die Agilität, um sich kurzfristig an neue Situationen anzupassen.
Daher ist es nicht verwunderlich, dass Unternehmen immer mehr IT-Aufgaben auslagern. Das zeigt zum Beispiel die Studie „IT Sourcing 2018“ der Unternehmensberatung PWC. Die Vorteile des Outsourcings: die ständige Verfügbarkeit von Ressourcen, die bessere Servicequalität, die hohe Betriebsstabilität und häufig die Kostenreduzierung.
Eine besondere Bedeutung hat dabei nach unserer Erfahrung die SAP-Anwendungsunterstützung. Weil SAP-Systeme bei vielen Unternehmen einen Großteil der IT-Architektur ausmachen, ist auch das Potenzial für eine Entlastung entsprechend groß, die durch ein Outsourcing erreicht werden kann.
Optimal läuft es dann, wenn die SAP-Anwendungsunterstützung kaum auffällt: Incidents werden rasch beseitigt und Requests effizient umgesetzt, Entwicklungen werden sauber programmiert bzw. optimiert und eventuell läuft im Hintergrund ein Schnittstellenmonitoring. Das setzt die Zusammenarbeit mit einem Partner voraus, der sich durch diese Punkte auszeichnet:
- 1st-, 2nd- und 3rd-Level-Unterstützung
- Effektive, effizienten und flexible Prozesse nach klaren Vorgaben und innerhalb einer zertifizierten Support-Organisation
- Zentrale Erfassung und transparentes Tracking der Supportmeldungen
- Skalierbare Leistungen und maßgeschneiderte Leistungsvereinbarungen ohne Laufzeitbindung
- Abrechnung des Supportaufwands auf Basis von Staffelpreisen und Incentivierungen
- Berücksichtigung kundenindividueller Vorgaben und Entwicklungsrichtlinien
- Permanentes Monitoring der Leistungsqualität
- Permanenter Zugriff auf zusätzliche Beratungsleistungen
UNIORG setzt für die SAP-Anwendungsunterstützung erfahrene Beraterinnen und Berater ein, die bereits etliche Projekte im SAP-Umfeld erfolgreich abgeschlossen haben und sämtliche Tücken der Technologie kennen. Damit stellt UNIORG sicher, dass die Systeme reibungslaufen, während sich die IT-Abteilung um strategische Aufgaben kümmern kann.
