Datenarchivierung VEKA AG

Datenarchivierung mit SAP bei der VEKA AG unter Berücksichtigung der "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) erfolgreich installiert!

Dortmund, 12. Juni 2003 - Durch die Anbindung aller ausländischen Tochtergesellschaften der weltweit operierenden VEKA AG an SAP R/3 verdreifachte sich die Anzahl der Benutzer in kurzer Zeit. Die Datenmenge des Konzerns stieg jedoch nicht linear, sondern innerhalb weniger Wochen überproportional.

Um zu verhindern, dass eine optimale Performance nur durch stetiges Erweitern der Hardware möglich ist und dennoch die Antwortzeiten des Systems nicht auf gleichem Niveau gehalten werden können, entschloss sich die VEKA AG zur Einführung einer Datenarchivierungslösung von SAP. Eine Besonderheit war, dass gleichzeitig die in der Kundenauftragsabwicklung eingesetzte Archivierungssoftware der Firma PBS Software GmbH integriert werden musste. Die Wahl des externen Projektpartners fiel auf die auch im SAP-Bereich langjährig erfolgreiche UNIORG Gruppe.

Die Verbesserung der Systemleistung sollte durch das Entfernen von Daten aus dem Produktivsystem realisiert werden, bei Bedarf muss aber lesend zugegriffen werden können. Für Unternehmen, die SAP im Einsatz haben, ist die SAP-Archivierungslösung die einzig verifizierte Methode, Daten konsistent aus dem System zu entfernen.

Bei der Umsetzung galt es einerseits, die seit dem 1. Januar 2002 in Deutschland verbindlichen "Grundsätze zum Datenzugriff zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) zu berücksichtigen, die den Datenzugriff auf archivierte oder abgelegte Daten und deren Prüfbarkeit im Sinne der Finanzbehörden einheitlich regeln. Andererseits waren spezielle Vorgaben der einzelnen Fachabteilungen an die Funktionalität des Archivs, an die Aufbereitung und Verweildauer der archivierten Belege zu beachten. "Besonderheiten hinsichtlich der Zugriffszeiten und Datensicherheit über einen längeren Zeitraum und die Verwaltung der Daten auf externen Ablagesystemen kamen noch hinzu", so Thomas Sauerland, CIO bei der VEKA AG.

Der parallele Betrieb der PBS Software für die Archivierung von Fakturen, Lieferungen und Aufträgen war notwendig, da die Funktionalitäten von SAP nicht alle Anforderungen der Fachabteilungen erfüllen konnten. In der Umsetzung bedeutete das im Unterschied zum reinen SAP-Archivierungsprozess zwei ergänzende Zwischenschritte:

1. Die SAP-Archivdateien werden vom PBS-Ladeprogramm kopiert. Schon vorhandene PBS-Archive mischt das Ladeprogramm mit den neu hinzu kommenden ab und löscht sie anschließend. Die nicht mehr benötigten SAP-Archive sind dann sofort ablegbar.
2. Die PBS-Archive werden über einen eigenen Index verwaltet. Nach Aufbau des aktuellen Index stehen die Daten wieder online zur Verfügung und können über gesonderte Transaktionen aufgerufen werden.

Nach Ablauf der gesetzlichen und der betrieblichen Aufbewahrungsfrist lassen sich auch die PBS-Archivdateien entgültig beispielsweise auf Band ablegen.

"Insgesamt hat das von UNIORG realisierte Konzept alle unsere Erwartungen erfüllt" resümiert Sauerland und führt weiter aus: "Mit dieser Lösung sind wir für die Zukunft hervorragend ausgestattet".

Die VEKA AG ist im Bereich Fensterprofile aus PVC weltweit Marktführer und konnte 2000 einen Umsatz von über 500 Mio. € erzielen. Darüber hinaus gehören Kunststoffplatten zum Produktionsprogramm des Unternehmens, das mit dem Hauptstandort Deutschland weltweit rund 2000 Mitarbeiter beschäftigt.

Die Dortmunder UNIORG Consulting GmbH ist ein Unternehmen der UNIORG Gruppe. Das Unternehmen, das auch als Service Partner der SAP AG zertifiziert ist, bietet mit seinen ca. 120 Mitarbeitern ein umfangreiches Produkt- und Dienstleistungsangebot. Dazu gehören SAP-Beratung, Geschäftsprozess-Analysen, Prozess-Design, Implementierung und Betrieb von IT-Lösungen, Individualprogrammierung, Enterprise Content Management Systeme, E-Business Lösungen und die unternehmensübergreifende Integration der betriebswirtschaftlichen Informationssysteme. Zu den Kunden zählen bekannte Konzerne wie Karstadt und Draka sowie zahlreiche mittelständische Unternehmen verschiedener Branchen, darunter Dr. R. Pfleger Arzneimitte, VEKA, BPW und Atlas Copco Energas.

UNIORG Gruppe, Märkische Straße 239a,
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Dr. Peer Walter Jahn, p.jahn@uniorg.de